D’après le baromètre européen du voyage d’affaires, la tendance se précise. Une augmentation des voyages d’affaires est prévue. Si selon l’étude menée par American Express Global Business Travel, la France demeure en retrait, elle demeure concernée par la hausse qui touche l’ensemble des pays européens.
Il ressort de ces études que la maîtrise du coût des déplacements professionnels à l’échelle de l’entreprise est la préoccupation principale de la grande majorité des Travel Managers. Qu’il s’agisse d’une très grande entreprise ou d’une PME, l’inquiétude est la même. Maîtriser les dépenses liées aux déplacements professionnels des collaborateurs est un véritable challenge.
Fortes de ces constats, l’agence voyage d’affaires se positionne depuis quelques années comme un acteur incontournable sur le marché du business travel et propose des outils de plus en plus perfectionnés.
La question se pose néanmoins. Pourquoi faire appel à une agence voyage d’affaires spécialisée, d’autant plus que la majorité des entreprises dispose désormais d’un pôle voyages ?
Profiter d’une expertise reconnue en billetterie d’agence voyage d’affaires
Un voyage professionnel productif est celui qui est bien organisé. S’il est plutôt aisé de planifier le voyage d’un collaborateur vers une destination, la situation se corse lorsqu’il est question de plusieurs salariés et de destinations multiples. En effet, qui dit déplacement professionnel dit transport, hébergement et même moyen de locomotion sur place.
À ce titre, confier l’organisation des voyages d’affaires des collaborateurs à une agence a des avantages multiples. Le premier est le coût. Les billets de train ou d’avion sont très souvent négociés au meilleur tarif, de même que l’hébergement et les différentes commodités sur place, à l’instar de la location de véhicules.
Le second avantage pour les entreprises concerne le gain de temps et d’efficacité. Toute la partie logistique est en effet confiée à l’agence voyage d’affaires. Ce qui permet au travel manager de se concentrer sur la gestion interne des déplacements professionnels dans l’entreprise.
Des agents formés aux problématiques liées aux voyages d’affaires
Il s’agit de l’autre atout majeur d’une agence voyage d’affaires aujourd’hui. Elle dispose d’un personnel de plus en plus qualifié, qui peut, le cas échéant, apporter une solution aux besoins des clients. Les agents sont formés à apporter des réponses concrètes à l’ensemble des problématiques liées aux voyages des clients. Ce qui en fait, non pas seulement des conseillers, mais des guides. Ils accompagnent littéralement le client tout le long du processus. Que ce soit avant, pendant ou après le voyage.
De plus, formés aux nouvelles technologies en ce qui concerne l’organisation des déplacements professionnels et les différentes tendances, leur expertise vous garantit des prestations optimisées.
Enfin, le fait d’avoir affaire à des personnes, et pas uniquement à des logiciels, apportent un côté humain à l’accompagnement d’une agence voyage d’affaires. Car il faut le rappeler, les technologies ne sont que des outils qui facilitent grandement le travail. Être en contact avec un conseiller à l’écoute et compétent peut être particulièrement rassurant, surtout en cas de situation de crise.
Toujours plus de services mis à votre disposition par l’agence voyage d’affaires
Choisir de confier la gestion logistique des voyages d’affaires des collaborateurs à une agence de voyage, c’est leur garantir sécurité et tranquillité. En effet, la majorité des agences de voyage, à l’instar de CTA Business Travel, dispose de ressources nécessaires pour accompagner le salarié ou professionnel en déplacement professionnel.
Le premier aspect de cet accompagnement est lié au processus de réservation. CTA Business Travel met ainsi à la disposition des clients un véritable outil qui leur permet de faire le meilleur choix en termes de rapport qualité/prix des billets de train ou d’avion, mais aussi d’hébergement. Les paramètres de leur entreprise enregistrés dans la base de données permettent aux salariés de choisir en respectant la politique voyage de cette dernière.
Le second aspect concerne le voyage d’affaire proprement dit. En effet, le travail de l’agent de voyage ne s’arrête pas aussitôt la réservation validée. En cas d’incident (annulation ou retard de vol, problèmes d’ordre administratifs sur place, catastrophe naturelle ou même accident, entre autres), il est celui vers qui l’entreprise peut se tourner pour porter assistance au collaborateur en difficulté. L’entreprise a ainsi l’assurance d’un service après-vente d’excellente qualité grâce à l’agence voyage d’affaires.
La création d’un outil online permet autant à l’agence de voyages qu’aux clients d’optimiser la gestion du déplacement d’affaires. Les collaborateurs gèrent leur espace en toute autonomie. L’entreprise a quant à elle accès à une facturation centralisée. Ce qui lui permet au final d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses de ses salariés durant leurs déplacements professionnels. Cela limite les faux frais, et surtout garantit la transparence du processus.
Enfin, CTA Business Travel, en tant que membre de TourCom, un réseau d’agences indépendantes avec un volume d’affaire de près de 8 milliards d’euros, vous fait bénéficier de tarifs négociés auprès de prestataires partenaires, partout dans le monde.