Avec un volume de déplacements d’affaires croissant, de très nombreuses entreprises se sont trouvées dans l’obligation de créer un service qui leur est entièrement dédié. Que ce soit en ce qui concerne l’organisation logistique des déplacements des collaborateurs, ou encore la gestion financière et comptable de ces derniers. A ce titre, le travel manager, ou responsable chargé des déplacements d’affaires, occupe aujourd’hui une place de plus en plus importante. Et pour cause, il est celui qui va concevoir et faire appliquer la politique voyage de l’entreprise. Il est aussi celui qui se charge de trouver les voies et moyens pour que ces déplacements, sur le long terme, n’aient pas de conséquence néfaste sur la santé financière de l’entreprise. Focus sur les stratégies déployées tant par les entreprises que les agences de voyage pour réaliser le maximum d’économies déplacements professionnels.
Economies déplacements professionnels : des tarifs et des prestations négociées directement auprès des fournisseurs
Si le recours à des agences de voyage spécialisées est actuellement entré dans les habitudes des entreprises, il n’est pourtant pas systématique. En effet, des alternatives existent. Notamment la possibilité de négocier les tarifs et les prestations directement auprès des fournisseurs.
Des centrales d’achat ont ainsi vu le jour dans les entreprises de grande taille. Elles ont pour vocation à négocier des prestations comme les titres de transport, les hébergements et bien d’autres services. Nombre d’entre elles mettent ainsi en place des accords qui leur permettent de bénéficier soit de tarifs préférentiels, soit d’une réduction ou d’une suppression des pénalités en cas de modification de billet.
Il faut noter qu’il s’agit d’un avantage autant pour les sociétés clientes que pour les fournisseurs qui garantissent ainsi un taux minimum de remplissage. Il faut aussi noter que cette méthode n’exclut pas une autre pratique qui est la recherche du tarif le plus avantageux au moment de la réservation.
Réserver au meilleur tarif du marché afin de réaliser des économies voyages d’affaires
Telle peut être résumée la seconde méthode pour réaliser des économies. En effet, la grande majorité des entreprises dispose aujourd’hui de logiciels de réservation en ligne. Ce qui leur permet soit de les gérer via une agence de voyage, soit directement en interne.
Dans les deux cas, il est question pour le collaborateur de faire le choix du billet ou de l’hébergement au meilleur tarif sur le marché à l’instant T, et le plus souvent longtemps à l’avance. La règle sur le marché du déplacement professionnel est claire. Plus tôt la réservation est faite, plus vous avez la chance qu’elle soit moins chère.
Les compagnies aériennes et ferroviaires l’ont bien compris et proposent toute une gamme de billets de transport, plus ou moins flexibles, qui permettent aux collaborateurs d’ajuster leur billet en fonction de leur planning.
Il faut noter que ces deux méthodes ont chacune des avantages et des inconvénients. Dans le cadre d’une entreprise qui négocierait directement avec le fournisseur, elle n’a accès qu’à l’offre de ce dernier. Tandis que passer par une SBT, donc une agence de voyage, donne accès à un choix bien plus large en matière d’offres et de promotions.
Enfin, des dispositifs comme la dématérialisation permettent aux entreprises, non seulement de gagner en temps et en efficacité, mais aussi de réaliser des économies. Dans la mesure où les factures émises par les prestataires sont transmises directement aux comptabilités des entreprises clientes. La saisie des notes de frais se fait ainsi automatiquement, réduisant drastiquement la marge d’erreur. L’entreprise maîtrise de ce fait son budget voyage avant, pendant et après le déplacement professionnel.
Agences de voyages d’affaires et leviers d’économies déplacements professionnels
De même qu’au sein des entreprises des stratégies sont déployées afin de réaliser des économies, les agences de voyages spécialisées se sont mises au diapason et proposent aujourd’hui de nombreux leviers d’économies. CTA Business Travel propose à ses clients les leviers suivants (liste non exhaustive) :
● L’accès à l’un des inventaires de prestataires le plus large du marché
● Une base de données tarifaire ultra compétitive, mise à jour en temps réel
● La recherche des meilleurs tarifs auprès de toutes les compagnies, y compris les Low Cost
● L’interrogation des tarifs négociés
● La centralisation de toutes les données de l’entreprise cliente
● Une étude comparative pour chaque demande de déplacement qui s’accompagne d’un devis
● La force du réseau TourCom, avec plus d’un million de tarifs négociés
● La rapidité et l’efficacité des équipes
● Une vérification des réservations afin de garantir le meilleur tarif
● Une technologie sans cesse en évolution
● La mise en place de bilans réguliers
Ce sont là autant d’éléments qui permettent à CTA Business Travel de garantir aux entreprises clientes des économies situées entre 10 et 15%. L’autre avantage de l’agence de voyage d’affaires repose sur le fait suivant : grâce à la centralisation des données de l’entreprise, la politique de voyage des entreprises clientes est scrupuleusement respectée par les collaborateurs, dont les choix sont circonscrits au moment d’effectuer la réservation.