Le marché du business travel est en constante croissance depuis plusieurs années. Et pour cause, le volume de déplacements professionnels au sein des entreprises ne cesse d’augmenter. Ce qui a contraint tous les acteurs du secteur à adapter leur approche du business travel à cette évolution. D’une part, les entreprises ont mis en place une politique de voyage de plus en plus efficace. D’autre part, les compagnies ont dû ajuster leurs offres de réservation Business Travel afin de coller le plus près possible aux réalités du marché.
La chasse aux économies est depuis longtemps ouverte. Aucun moyen n’est négligé pour éviter que ces déplacements ne pèsent trop lourd sur le budget voyage des entreprises et professionnels. Il existe ainsi de nombreuses astuces pour en limiter les coûts. L’une des plus utilisés est la réservation business travel des billets à l’avance.
De nombreuses agences de voyages proposent ainsi des services de réservation de plus en plus efficaces afin d’optimiser le budget voyage des entreprises et de réaliser le maximum d’économies.
Anticiper sur les achats de billets pour vos déplacements professionnels
En matière de business travel comme de voyages d’affaires d’agrément, le prix des billets augmente très souvent avec le temps. Un billet acheté la veille pour le lendemain, ou la semaine avant pour la suivante, vous coûtera bien plus cher. Il est de ce fait particulièrement conseillé de réserver 2 à 6 mois à l’avance, afin de profiter des meilleurs tarifs.
Toutefois, cette exigence n’est pas toujours possible dans le cadre de déplacements professionnels. La réservation business travel de billets flexibles permet de faire face à cet écueil. Les collaborateurs ont ainsi la possibilité de modifier les dates en fonction des besoins de l’entreprise.
Cependant, la flexibilité ne concerne pas uniquement les dates. Elle concerne aussi le lieu de décollage qui est susceptible d’impacter le prix du billet. Il arrive en effet que plusieurs aéroports soient proposés. A vous de choisir quel est le plus accessible et avantageux pour vous.
Si vous n’avez pas recours à un outil de réservation, ou dans le cas où la réservation ne s’effectue pas par le biais d’une agence spécialisée, la possibilité vous est donnée de créer une alerte prix. Petite astuce qui vous assure de bénéficier du billet souhaité au tarif le plus intéressant.
Outils de réservation business travel en ligne, avantages et inconvénients pour l’entreprise
La réservation en ligne est de plus en plus courante dans le secteur du Business Travel. Les entreprises en ont tout de suite saisi l’intérêt. Le premier est sans aucun doute le fait qu’il propose un choix d’offres très vaste. Le second gros avantage de ce type d’outils est lié aux coûts, qui sont ainsi considérablement réduits.
Ces outils permettent aux entreprises d’intégrer et d’automatiser les politiques de voyage mais aussi de remboursement. Ils offrent en outre aux entreprises le moyen de contrôler de façon optimale les dépenses des collaborateurs. Ils garantissent la transparence des transactions.
Cependant, de tels outils n’ont pas que des avantages. En effet, ils supposent une certaine expertise. Dans la mesure où cela demande un gros travail en back office, surtout si les réservations se font auprès de prestataires et/ou de canaux différents.
Réserver des billets à partir d’une agence de voyage d’affaire spécialisée
Pour encore plus d’efficacité, nombre d’entreprises sollicitent les services d’agences de voyage spécialisées. A l’instar de CTA Business Travel qui propose un dispositif de réservation en trois étapes.
La première étape correspond à la demande. Le collaborateur, ou chargé de voyage, exprime son besoin via l’outil online ou la plateforme offline par téléphone, email ou fax.
Ensuite, CTA Business Travel étudie la demande et les différentes options qui s’offrent à vous et vous fait parvenir un devis personnalisé et détaillé. Vous pourrez alors choisir dans celui-ci le mode de transport (avion, train, voiture, etc), la classe (affaires, économique ou première, etc.), la compagnie (classique, low cost, charters, etc.), le mode d’hébergement et même les différents services une fois arrivés sur place (location de véhicules, avions privés, transferts en hélicoptère, etc.).
La dernière étape étant la validation par le service voyage de l’entreprise avec envoi des différents documents, notamment les e-billets.
Utiliser les services d’une agence de voyage d’affaire dans le processus de réservation business travel permet dans un premier temps d’avoir accès aux meilleures offres du marché en matière de voyages et d’hébergement. Cela permet aussi d’avoir une visibilité totale sur l’ensemble des dépenses des collaborateurs grâce à l’automatisation et à la centralisation.
CTA Business Travel vous propose ainsi un système de facturation dématérialisé qui respecte les règles fiscales et comptables en vigueur. Les factures peuvent être aisément intégrées à la comptabilité de l’entreprise qui s’en trouve facilitée.
Le paiement de toutes les prestations est centralisé au moyen d’une carte “logée”, qui permet d’avoir une vue d’ensemble exacte de toutes les factures liées aux déplacements professionnels des collaborateurs.