Pour qu’une entreprise se développe, il est souvent nécessaire que les employés se déplacent. En effet, ces déplacements professionnels permettent à l’entreprise de se faire connaître, de participer à des colloques, séminaires, congrès, salons, de rencontrer des clients, de négocier des partenariats.
Cependant, déplacer un employé à l’étranger n’est pas toujours anodin. Certains paramètres sont à prendre en compte pour assurer le bien-être d’une part, la sécurité du collaborateur d’autre part. Il faut le savoir, en allant à l’étranger, votre collaborateur s’expose à des maladies infectieuses, à des enlèvements, à la guerre ou au terrorisme, bien évidemment en fonction du pays où il se rend et selon sa géopolitique du moment.
Ces déplacements professionnels à l’étranger, qu’on appelle également mission, doivent remplir les conditions suivantes : lorsque l’employé passe moins de 90 jours consécutifs en déplacement et lorsqu’il passe moins de 180 jours à l’étranger pour des raisons professionnelles.
Comment préparer des déplacements professionnels à l’étranger ?
Si autrefois, préparer des déplacements professionnels à l’étranger était un véritable casse-tête, aujourd’hui, avec l’évolution technologique, les choses deviennent plus faciles. Les entreprises disposent désormais de services en charge de la gestion des déplacements. En règle générale, plusieurs étapes sont nécessaires dans la préparation de déplacements professionnels à l’étranger.
- Il faut d’abord rassembler toutes les informations qui ont un lien avec la mission. Est-ce une rencontre avec des partenaires ? Quand aura lieu cette rencontre ? Combien de temps faut-il prendre pour arriver à destination ? Est-ce qu’il faut un visa ?
- Une fois ces informations rassemblées, il faut déterminer le moyen de locomotion, que ce soit par avion, par train, par voiture personnelle… Si possible, on procède aux réservations.
- Il faut également procéder à une réservation d’hôtel pour être à l’abri des surprises désagréables.
- On procède également à une préparation administrative qui comprend la vérification de la validité des pièces personnelles comme la carte d’identité, la carte professionnelle, le permis de conduire, le passeport…
- Le plan sanitaire n’est pas à négliger non plus. Il faut penser à vérifier les vaccins, et s’assurer qu’on a sa disposition une ordonnance ou des médicaments si on souffre d’une maladie chronique.
- À cela, il faut ajouter l’aspect sécuritaire si votre collaborateur est appelé à se rendre dans une zone en proie aux conflits. Dans certains cas, les entreprises n’hésitent pas à faire appel aux services d’un garde du corps.
Pourquoi souscrire à une assurance pour un collaborateur en déplacements professionnels à l’étranger ?
En France, en cas de maladie, la plupart des employés sont couverts par la sécurité sociale. Mais une fois hors du pays, cette sécurité sociale n’est pas toujours reconnue ou efficace.
C’est pour cela qu’une assurance supplémentaire est indispensable. Dans le cadre de déplacements professionnels à l’étranger, c’est l’employeur qui a la responsabilité de souscrire à une assurance voyage individuelle.
Cette assurance couvre plusieurs aspects, notamment les soins, les hospitalisations, les retards et annulations d’avion, les catastrophes naturelles, les vols et agressions. L’assurance voyage individuelle a plusieurs avantages : l’employé est mieux protégé lors de sa mission, ils ont des plafonds plus élevés pour gérer les risques auxquels ils font face à l’étranger et ils bénéficient d’une assistance tous les jours même les weekends.
L’employeur est également gagnant en souscrivant à cette assurance voyage individuelle. En effet, durant la mission, lorsque l’employé rencontre des difficultés, c’est la responsabilité juridique de l’employeur qui est engagée. Ce qui signifie que les conséquences financières, pouvant être parfois élevées, sont à la charge de l’entreprise. De plus, le budget affecté à cette assurance n’est pas forcément très élevé, car elles coûtent en moyenne entre 500 et 1000 euros pour une dizaine de salariés, et pour un an.
Où souscrire à une assurance voyage pour ses déplacements professionnels à l’étranger ?
Plusieurs agences de voyages proposent des assurances de voyage individuel. Cependant, les avantages ne sont pas les mêmes. Au sein de CTA Business Travel, il est proposé des contrats d’assurance spécifiques aux voyageurs d’affaires et qui s’adaptent parfaitement aux différentes contraintes liées à ces déplacements professionnels. En effet, l’agence garantit à ses clients plus de souplesse et de rapidité dans le traitement des documents, notamment pour ce qui concerne l’obtention du visa et la souscription d’une assurance.
CTA Business Travel propose des assurances qui couvrent aussi bien les reports ou annulations des rendez-vous, que les pertes de bagages, ou encore les rapatriements…
L’agence, pour plus de flexibilité, propose trois types d’assurances voyages :
Pro A
L’assurance qui prend en charge toutes les annulations. Il suffit de présenter des justificatifs.
Pro AB
L’assurance qui prend également en charge toutes les annulations, les bagages, les retards d’avion ou les correspondances manquées.
Pro multi
L’assurance la plus complète. Elle prend en charge toutes les annulations, les bagages, une assistance rapatriement business, les retards d’avion ou des correspondances manquées, la responsabilité civile et le capital accident.