Bien que plusieurs chefs d’entreprises délèguent de plus en plus des responsabilités à leurs collaborateurs, il est parfois nécessaire qu’eux-mêmes prennent les devants. Pour les gros contrats, ils n’hésitent pas à se déplacer pour aller à la rencontre des partenaires pour discuter. Ce qui est un avantage considérable, car certains partenaires en France et même à l’étranger se sentent plus à l’aise de discuter directement avec le patron.
De plus, ils sentent que le contrat qu’ils vont signer ou le partenariat qu’ils vont nouer est très important pour l’entreprise qu’ils ont en face d’eux. Les chefs d’entreprise ont donc la possibilité de voyager seuls ou ils peuvent être accompagnés par des collaborateurs. Pour les différents déplacements professionnels en France ou à l’étranger, leur financement dépend si le manager est employé par un conseil de direction. Dans ce cas, c’est cette direction qui prend en charge ses frais de déplacement.
Quelles sont les précautions à prendre pour le déplacement professionnel d’un manager ?
Les règles sont pratiquement les mêmes que pour un employé. Pour commencer, il faut prendre des renseignements sur les personnes qu’on aura à rencontrer. Avoir le visa si c’est indispensable. Se renseigner sur les us et coutumes du pays où l’on se rend. Cela a plusieurs avantages : vous saurez trouver les arguments pour faire signer votre partenaire et vous pouvez ajuster votre projet pour répondre efficacement aux besoins de vos partenaires.
On n’oublie pas également de prendre certaines précautions pour rendre le séjour plus confortable et agréable. Certes, il est question d’aller travailler. Mais pour une meilleure efficacité, il faut être dans de bonnes conditions. Pour cela, il faut éliminer toutes les sources potentielles de stress. Dès que le manager a tous les éléments quant à la rencontre avec les partenaires, il peut réserver une place pour un vol et voir toutes les possibilités qui s’offrent à lui. En outre, il peut payer un billet d’avion à un tarif avantageux. Le chef d’entreprise peut aussi réserver en avance une chambre dans un hôtel et choisir celui qui lui convient. En dernière minute, on est souvent obligé de prendre l’hôtel sous la main qui ne répond pas toujours aux standards de sécurité.
Par ailleurs, souscrire à une assurance n’est pas une option. L’assurance voyage individuelle permet de couvrir plusieurs désagréments qui peuvent survenir lors d’un voyage comme les cas de maladie ou les pertes de bagages.
Le cas du remboursement des frais de déplacement pour un manager salarié dans le cadre d’un déplacement professionnel
Les déplacements semblent plus évidents pour les managers qui ne dépendent pas d’une direction. En effet, un manager qui a à sa tête une direction est tenu de rendre compte sur toutes les dépenses qu’il engage au nom de la société. Ce qui s’applique particulièrement aux déplacements professionnels en France et à l’étranger. Pour la signature de certains contrats, pour rencontrer certains partenaires, c’est le manager qui est plus habilité à le faire.
Pour rembourser les frais de déplacement, il existe deux options. On peut procéder par un remboursement réel des frais, il suffit juste de présenter les pièces justificatives pour être remboursé. La seconde option est un remboursement forfaitaire fixé par le baromètre kilométrique publié par l’administration de l’entreprise.
Des outils pour faciliter les déplacements professionnels des managers
Au sein de CTA Travel Business, plusieurs outils sont mis à la disposition des entreprises pour faciliter les déplacements professionnels.
Cela passe d’abord par un accompagnement pour ce qui est des voyages d’affaires. En effet, CTA Travel Business suit le voyageur avant, pendant et même après son séjour hors de France. Avant, le voyageur a accès à des informations pratiques comme la localisation de l’hôtel ou le plan de cabine de l’avion, la mise à jour des tarifs négociés, ainsi qu’un accès à l’ensemble des offres de marché. Pendant le séjour, le voyageur bénéficie d’une assistance 24 heures sur 24. Le voyageur peut également grâce au soutien de l’agence annuler un déplacement, modifier son voyage, faire de nouvelles réservations. À la fin du séjour, CTA Travel Business accompagne le voyageur dans les démarches de réclamation auprès des fournisseurs comme pour une perte de bagages par exemple.
L’agence propose également un service de voyages d’affaires VIP. Ce service est indispensable pour des déplacements sensibles ou en toute discrétion. CTA Business Travel gère dans ce cas le dossier en toute discrétion et propose un traitement VIP pour les professionnels qui comprend des transferts en véhicules avec des chauffeurs, une réservation d’hôtel avec un accueil VIP, ou un affrètement d’un jet ou d’un avion privé. En outre, le voyageur bénéficie d’un service de visa et d’assurance. L’agence, une fois tous les documents à sa portée, traite directement avec les ambassades et les consulats pour l’obtention d’un visa. Et dans le cadre d’une assurance, le voyageur qui est en déplacement professionnel a à sa disposition plusieurs types de contrats d’assurance voyage qui allient confort et flexibilité.