Bien que bon nombre de chefs d’entreprises, de filiales ou de services, préfèrent déléguer de plus en plus des responsabilités à leurs collaborateurs, il est parfois nécessaire qu’eux-mêmes prennent les devants. Pour des contrats lucratifs, ils n’hésitent pas à effectuer des déplacements professionnels managers pour aller à la rencontre des partenaires afin de discuter, d’échanger et de négocier en direct. Ce qui est un avantage considérable, car certains partenaires en France et même à l’étranger, se sentent plus à l’aise de discuter directement avec le responsable.
De plus, ils sentent que le contrat qu’ils vont signer ou le partenariat qu’ils vont nouer, est très important pour l’entreprise qu’ils ont en face d’eux. Les managers ont donc la possibilité de voyager seuls ou d’être accompagnés par des collaborateurs. Pour les différents déplacements professionnels managers, en France ou à l’étranger, leur financement du fait que le manager soit employé par une direction ou non. Dans ce cas, c’est cette direction qui prend en charge ses frais de déplacement.
Quelles sont les précautions à prendre pour les déplacements professionnels managers ?
Les règles sont pratiquement les mêmes que pour un employé. Pour commencer, il faut prendre des renseignements sur les personnes qu’on aura à rencontrer. Avoir le visa si c’est indispensable. Se renseigner sur les us et coutumes du pays où l’on se rend. Cela a plusieurs avantages : vous saurez trouver les arguments pour faire signer votre partenaire et vous pouvez ajuster votre projet pour répondre efficacement aux besoins de vos partenaires.
On n’oublie pas également de prendre certaines précautions pour rendre le séjour plus confortable et agréable. Certes, il est question d’aller travailler, mais pour une meilleure efficacité, il faut être dans de bonnes conditions. Pour cela, il faut éliminer toutes les sources potentielles de stress. Dès que le manager a tous les éléments quant à la rencontre avec les partenaires, il peut réserver une place pour un vol et voir toutes les possibilités qui s’offrent à lui. En outre, il peut payer un billet d’avion à un tarif avantageux. Le chef d’entreprise peut aussi réserver en avance une chambre dans un hôtel et choisir celui qui lui convient. En dernière minute, on est souvent obligé de prendre l’hôtel sous la main qui ne répond pas toujours aux standards de sécurité.
Par ailleurs, souscrire à une assurance n’est pas une option. L’assurance voyage individuelle permet de couvrir plusieurs désagréments qui peuvent survenir lors d’un voyage comme les cas de maladie ou les pertes de bagages.
Les voyages d’affaires semblent plus évidents pour les managers qui sont indépendants, à leur propre compte, et qui ne dépendent pas ainsi d’une direction. En effet, un manager qui a à sa tête une direction est tenu de rendre des comptes sur toutes les dépenses qu’il engage au nom de la société. Ce qui s’applique particulièrement aux déplacements professionnels managers en France et à l’étranger. Pour la signature de certains contrats, pour rencontrer certains partenaires, c’est le manager qui est plus habilité à le faire.
Pour rembourser les frais de déplacement, il existe deux options. On peut procéder par un remboursement réel des frais, il suffit juste de présenter les pièces justificatives pour être remboursé. La seconde option est un remboursement forfaitaire fixé par le baromètre kilométrique publié par l’administration de l’entreprise.
Des outils pour faciliter les déplacements professionnels managers
Avec CTA Business Travel, plusieurs outils sont mis à la disposition des entreprises pour faciliter leurs déplacements professionnels managers. Cela passe d’abord par un accompagnement des voyages d’affaires. En effet, CTA Business Travel suit le voyageur avant, pendant et même après son séjour hors de France.
Avant le séjour, le voyageur a accès à des informations pratiques comme la localisation de l’hôtel ou le plan de cabine de l’avion, la mise à jour des tarifs négociés, ainsi qu’un accès à l’ensemble des offres de marché.
Pendant le séjour, le voyageur bénéficie d’une assistance 24 heures sur 24. Le voyageur peut également grâce au soutien de l’agence annuler un déplacement, modifier son voyage, faire de nouvelles réservations.
À la fin du séjour, CTA Business Travel accompagne le voyageur dans les démarches de réclamation auprès des fournisseurs, comme pour une perte de bagages par exemple.
L’agence propose également un service de voyages d’affaires VIP. Ce service est indispensable pour des déplacements sensibles ou en toute discrétion. CTA Business Travel gère dans ce cas le dossier en toute discrétion et propose un traitement VIP pour les professionnels qui comprend des transferts en véhicules avec des chauffeurs, une réservation d’hôtel avec un accueil VIP, ou un affrètement d’un jet ou d’un avion privé.
En outre, le voyageur bénéficie d’un service de visa et d’assurance. L’agence, une fois tous les documents à sa portée, traite directement avec les ambassades et les consulats pour l’obtention d’un visa. Dans le cadre d’une assurance, le voyageur qui est en déplacement professionnel a à sa disposition plusieurs types de contrats d’assurance voyage qui allient confort et flexibilité.