Quelle que soit la profession exercée, il arrive qu’à un moment on ait besoin de se déplacer. Les déplacements professionnels, qu’on appelle également voyages d’affaires, sont nécessaires pour rendre visite à des clients ou à des fournisseurs, participer à des réunions, colloques ou séminaires, mais également pour aller à la recherche de nouveaux partenaires ou fournisseurs et visiter des chantiers ou des succursales.
Pour qu’un déplacement professionnel rapporte, l’entreprise doit pouvoir suivre certaines règles et consentir à certaines dépenses. Cependant, la recherche du profit ne doit pas se faire aux dépens de l’employé. Bien que l’obligation de résultat soit un devoir pour l’employé ou le collaborateur, l’entreprise qui l’emploie doit également veiller à son bien-être, mais aussi et surtout à sa sécurité. Il s’agit donc d’un partenariat gagnant-gagnant.
La politique de voyage, un outil indispensable dans l’organisation des déplacements professionnels
Pour être plus efficaces lors des déplacements professionnels, plusieurs entreprises ont mis sur pied une politique de voyage. Si les entreprises plus modestes peuvent s’en passer, gérant chaque déplacement au cas par cas, pour les entreprises plus importantes, cela est une sorte d’obligation. Ces entreprises plus grandes peuvent avoir en même temps plusieurs déplacements en un jour, une semaine ou un mois. Si le service en charge de cette question gère chaque employé au cas par cas, il y a de fortes chances d’avoir des erreurs. La politique de voyages d’affaires est d’appliquer le même principe à tous les déplacements.
Avant de mettre en application cette politique de déplacements professionnels , il faut commencer par la mettre sur pied. Dans la création de cette politique, plusieurs points sont à mettre en exergue :
- Les déplacements par avion. Certaines entreprises choisissent de faire appel à une seule compagnie aérienne ou une agence de voyages pour pouvoir bénéficier de réductions ou d’offres spéciales.
- L’hébergement. Dans le souci de bénéficier d’une carte de fidélité, donc d’une réduction des coûts, l’entreprise peut décider de faire confiance à une chaîne d’hôtels ou à une agence de voyages.
- Les transports une fois sur place. L’employé va-t-il se déplacer en métro ? Va-t-il louer une voiture avec chauffeur ? Où va-t-il prendre un taxi ?
- Les autres dépenses qui peuvent être remboursées par l’entreprise. Il s’agit bien évidemment des repas, des factures téléphoniques… C’est à vous de préciser quelles sont les dépenses à rembourser et bien sûr le plafond à ne pas dépasser.
Une fois que la politique de déplacements professionnels a été établie, il faut la mettre en pratique. L’application de la politique de déplacement ne doit être ni trop rigide pour entraver les mouvements de l’employé, ni trop souples pour que l’employé se sente tout permis. Pour qu’elle soit comprise de tous, il est important que l’entreprise communique sur cette nouvelle politique de voyage. Et prévoir également des sanctions au cas où elle ne soit pas respectée lors d’un voyage professionnel.
Développer son entreprise grâce aux déplacements professionnels
Les moyens de communication actuels permettent aux professionnels de prospecter, de prendre contact, de rencontrer des clients ou partenaires potentiels. Cependant, rien ne vaut le contact humain. Lors des prospections, il est plus facile pour un client de faire confiance à une personne qu’il a vu et à qui il a parlé, que de faire confiance à un mail envoyé. Il faut le dire, si la technologie a facilité les échanges, elle apporte aussi son lot d’inconvénients, avec notamment les piratages de toutes sortes.
Les déplacements professionnels sont nécessaires pour participer à des conférences, des formations, des colloques, des séminaires ou des congrès. Autant d’occasions pour trouver des partenaires qui exercent dans le même domaine. De plus, ce déplacement est indispensable pour aller vérifier sur place des travaux ou pour faire des contrôles.
Les agences de voyages, les accompagnateurs de choix pour tous vos déplacements professionnels
Gérer les différentes réservations et assurer le suivi de l’employé lors de déplacements professionnels n’est pas toujours évident. Si l’entreprise ne s’y connaît pas, il y a de fortes chances qu’elle perde beaucoup d’argent à chaque déplacement professionnel.
CTA Business Travel prend en charge tous ces aspects. La réservation des billets d’avion ou de train, de chambre d’hôtel, location de voitures… Sans oublier d’autres aspects comme l’obtention d’un visa et d’une assurance qui couvre les pertes de bagage, les retards des avions ou même le rapatriement en cas de maladie.
De plus, avec un service d’assistance ouvert tous les jours, le voyageur peut contacter un conseiller qui peut l’assister dans des tâches comme une location de voitures, une annulation de vol ou un changement de destination…
CTA Business Travel assiste également les entreprises elles-mêmes. Chacune a à sa disposition un responsable de compte dédié qui, en respectant la politique de déplacement et les besoins de l’entreprise, l’aide à trouver les meilleures solutions dans la gestion des déplacements de ses employés. Tout un dispositif qui est destiné à accompagner l’entreprise pour une meilleure gestion des voyages d’affaires.