Sans une bonne organisation, il est impossible de travailler sereinement. Dans tout ce que nous avons à faire au quotidien, il est important d’avoir un process et une programmation clairs. En dehors du gain de temps, prévoir une organisation peut également permettre de faire des économies. Dans une entreprise, mettre en place une organisation des déplacements professionnels permet d’optimiser ces déplacements. En effet, il est possible d’établir par exemple une organisation mensuelle ou annuelle des déplacements professionnels à effectuer. Si un collaborateur doit se rendre à un colloque dans une ville ou un pays donné, cela permet de fixer d’autres rendez-vous avec des partenaires, des clients ou des fournisseurs. Comme le dit un célèbre adage, faire d’une pierre deux coups.
Organisation déplacements professionnels
Un employé qui est en déplacement professionnel a besoin d’avoir une bonne organisation pour remplir pleinement ses fonctions et sa mission.
Pour commencer, il faut connaître tous les impératifs du voyage avant de lancer concrètement cette organisation. C’est la base.
Certaines informations sont nécessaires avant tout déplacement professionnel. Dans quelle ville l’employé va se rendre, pour combien de temps, comment va-t-il se déplacer… ?
Ensuite, on détermine le moyen de transport qu’il va emprunter. Son véhicule personnel, le train, l’avion. Il ne faut pas oublier de se renseigner sur les heures de départ, si des escales dont prévues dans le cas où il prend un avion. Si le voyage est prévu à l’étranger, il faut prévoir le visa et se renseigner s’il y a des vaccins spécifiques à faire.
On pense ensuite à l’hébergement. Il est toujours mieux de réserver pour être à l’abri des surprises désagréables. Si possible, il est mieux de choisir un hôtel pas loin de la gare, de l’aéroport ou du centre-ville. Dans certains hôtels, si vous réservez à l’avance, vous pouvez avoir la chambre à un prix réduit.
Le mode de paiement est aussi important. En effet, une fois sur place, l’employé va devoir payer ses repas, le taxi… L’entreprise peut décider de lui accorder un forfait. Ou l’employé va devoir régler toutes les dépenses et revenir avec des justificatifs pour être remboursé.
Enfin, l’employé a à sa disposition certains documents qui lui seront nécessaires lors de son déplacement. Il a besoin de son plan de vol, de son billet d’avion ou de train, une fiche d’information sur le pays ou la région, les adresses des personnes qu’il aura à rencontrer, un récapitulatif de ses rendez-vous avec les lieux et les heures clairement identifiés.
Quelques astuces pour mieux organiser ses déplacements professionnels
L’objectif premier d’un déplacement professionnel, c’est de travailler, d’aller à des réunions, d’aller à la rencontre des partenaires et des clients et rapporter des contrats. Le stress engendré par l’impératif des résultats, de s’établir, même pour quelques jours, dans une autre ville peut faire que l’employé perde ses moyens, surtout s’il est un novice dans la profession. Pour que tout se passe dans de bonnes conditions, il existe des astuces qu’il peut mettre sur pied :
- La veille, il faut faire ses bagages. Si vous avez tendance à oublier, il est judicieux de constituer une liste de tous les objets que vous devez avoir dans les bagages. N’oubliez pas les documents nécessaires pour la réunion ou la rencontre.
- Il est plus pratique de voyager léger. Prenez juste quelques vêtements, quitte à aller au pressing lors du séjour. Avec moins de bagages, vous vous déplacez plus facilement.
- N’oubliez pas les imprévus. Lors d’un voyage, on est parfois confronté à des imprévus. Cela peut être un cas de maladie, un retard ou l’annulation du train ou du vol. De toutes les façons, il faut toujours avoir un plan B. Il est également possible de perdre vos documents, ou des pièces d’identité. Pour être à l’abri de surprises désagréables, ayez toujours une sauvegarde numérique des documents, et de vos pièces.
- Faites toujours une dernière vérification. Est-ce que vous avez tout ce dont vous avez besoin dans les bagages ? Avez-vous votre chargeur de téléphone et d’ordinateur ? Est-ce que vous avez les coordonnées des personnes à rencontrer ? Si tout est prêt, vous pouvez y aller.
Confier l’organisation de vos déplacements professionnels à une agence : gain de temps et stress en moins
Pour organiser efficacement les déplacements professionnels, plusieurs entreprises ont recours à des agences de voyages. CTA Business Travel ne se contente pas uniquement de faire des réservations de billets d’avion ou de train, mais va plus loin en confiant à chacune de ses entreprises clientes, un responsable de compte dédié. En effet, grâce aux informations fournies par l’entreprise, le responsable prend en main les réservations aux meilleurs prix, règle les questions de visa, propose une assurance à l’entreprise, et suit le voyageur tout au long de son périple. Cette assistance est faite tous les jours de la semaine. Un stress en moins pour le voyageur.