Un voyage d’affaires est parfois loin d’être une partie de plaisir. Si vous vous êtes mal préparé, ce déplacement peut rapidement dévier vers des contraintes non prévues. Même si l’on est habitué à ce type de déplacement professionnel, il faut savoir que chacun de ces voyages a sa particularité. En effet, aller signer un contrat n’est pas pareil que d’assister à un séminaire ou même une prospection. De même, les déplacements professionnels qui se font à l’intérieur de la France sont différents que si l’on doit se rendre à l’étranger. Ce qui implique un programme voyages d’affaires différent.
Cela implique également que celui qui doit voyager doit en amont entreprendre une préparation afin de rendre moins pénible et plus efficace son voyage d’affaires. Pour une meilleure organisation, il faut tout programmer dans les moindres détails. Certaines entreprises, pour se faciliter la tâche, confient cette organisation à des agences de voyages spécialisées.
Une bonne organisation, la clé pour bien aborder son voyage d’affaires
Pour être efficace, un voyage d’affaires doit être bien organisé. Il faut en effet le savoir, le voyage en lui-même peut-être stressant. Si en plus il est mal organisé, le stress est encore plus grand.
Pour rendre agréable son voyage d’affaires, plusieurs étapes sont nécessaires. Il convient de rassembler tous les documents dont vous aurez besoin. Dans ces documents, il y a le passeport, la carte d’identité, les contrats préparés pour les partenaires et les clients. Pour une meilleure sécurité, vous pouvez faire des copies de tous vos documents. En cas de perte ou de vol, vous ne serez pas désemparé. Cette sécurité doit aussi s’appliquer à votre carnet d’adresses. Prenez la peine de noter les contacts importants des clients dans votre boite mail ou dans un carnet. En cas de perte de votre portable, vous aurez un moyen de rentrer en contact avec l’entreprise et les clients.
De plus, votre sécurité et votre santé ne sont pas à négliger. Ces deux paramètres dépendent uniquement du lieu où vous vous rendez. Est-ce que le pays est en proie à des conflits ? Est-ce que dans ce pays il y a des épidémies ? Quels sont les vaccins nécessaires pour être à l’abri de certaines maladies ? Autant de questions que vous devez vous poser.
Enfin, le programme voyages d’affaires se fait quelques jours avant le départ. D’abord il faut fixer des rendez-vous avec le client, le partenaire ou le fournisseur. C’est en fonction de ce rendez-vous que la réservation d’hôtel, du billet de train ou d’avion se fera. Et profitez des jours avant la rencontre pour mettre à jour toute la documentation sur le prochain contrat ou partenariat. Ou pour préparer la réunion.
Comment bien façonner son programme voyages d’affaires ?
Quelle est la meilleure manière de d’organiser le programme voyages d’affaires afin que ces déplacements soient productifs tout en étant à moindre coût ? C’est la principale question que se posent les travel managers dans les entreprises. Cela est possible avec quelques solutions simples.
Les dirigeants de l’entreprise doivent s’impliquer dans la gestion des voyages d’affaires car ils sont le plus souvent les plus concernés par ces déplacements. Ces réductions passent par le ratio entre les objectifs de croissance de l’entreprise et les besoins en déplacements.
Il faut exploiter toutes les données. S’assurer également que tous les indicateurs soient respectés. Parmi ces indicateurs, vous avez l’adoption d’une politique de voyage. Cette politique permet d’avoir un canevas à appliquer pour tous les déplacements professionnels de l’entreprise.
Il est indispensable de savoir gérer les risques. Les catastrophes naturelles, les maladies, les accidents font partie de ces quelques risques. Il est indispensable de savoir où se trouve chaque voyageur de l’entreprise pour lui venir en aide en cas de besoin.
Les agences de voyages pour faciliter l’organisation du programme voyages d’affaires
Afin de gagner en temps et même en argent, les agences de voyages sont un atout important. CTA Business Travel prend ainsi en charge les déplacements professionnels.
Dès que la date de déplacement est confirmée, il suffit de contacter l’agence et de fournir tous les détails du voyage. Un des avantages de CTA Business Travel est de permettre à chaque entreprise d’avoir à sa disposition un responsable de compte dédié. Ce dernier maîtrise la politique de voyage de l’entreprise et apporte des solutions en fonction de cette politique, des besoins de l’entreprise et du budget alloué. C’est en fonction de ces paramètres que les réservations d’hôtel et de billet pour le transport sont faites. Pour ceux qui vont à l’étranger, l’agence de voyages prend en charge le processus pour l’obtention d’un visa.
Enfin, le service d’assistance 7 jours sur 7 est efficace. Quel que soit l’heure ou le jour, le voyageur en difficulté peut les contacter. L’agence peut intervenir pour lui trouver une nouvelle chambre d’hôtel, un nouveau billet d’avion, une voiture en location…