Les voyages professionnels représentent un pôle de dépense très important pour les entreprises. Et ce, quelle que soit leur taille. Au regard de la croissance dans ce secteur d’activité, nombre d’entre elles se sont vues dans l’obligation de créer un service dédié. Dont l’une des fonctions principales est la mise en place d’une politique de voyages, qui sert de feuille de route dans la gestion de ces déplacements professionnels au quotidien.
La problématique principale est de rationaliser le budget voyage afin que cela n’impacte pas trop lourdement la situation financière de l’entreprise. En vue d’optimiser la gestion des voyages d’affaires, les entreprises ont mis en place des stratégies et ont intégré des outils de gestion de déplacements.
Solliciter une agence de voyages, indispensable pour une gestion voyages professionnels ?
La question est loin d’être anodine dans la mesure où elle est susceptible d’engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise. L’avantage d’une agence de voyage tient sans aucun doute aux tarifs auxquels elle donne accès. Faisant très souvent partie d’un réseau, ou ayant préalablement négocié les prix directement avec les différents prestataires (compagnies aériennes, chaînes hôtelières, etc…), elle met à la disposition des entreprises clientes des services qui vont bien au-delà de la réservation et de l’émission de titres de transport.
Dans le cas où l’organisation repose uniquement sur un travel manager, cela concerne un véritable professionnel de l’organisation et de la gestion voyages professionnels. Son rôle va au-delà de la réservation des billets de transport et de l’hébergement. Il est en effet le garant de la politique de transport de son entreprise dont il participe à la conception et assure son application. Il est de plus celui qui négocie avec les prestataires et qui assure la liaison entre l’entreprise et le salarié en déplacement.
La grande majorité des entreprises optent pour les deux modèles qui, au final, s’avèrent être complémentaires. Le travel manager sont le plus souvent intermédiaire entre l’entreprise et l’agence de voyages.
Stratégies et outils de gestion déplacements professionnels
Afin de limiter le plus possible les dépenses liées aux déplacements professionnels des collaborateurs, les entreprises ont mis en place des stratégies et s’appuient sur des outils de plus en plus performants. Parmi les stratégies, on peut citer la mise en place d’un circuit de validation. Il permet de s’assurer que le collaborateur respecte la politique voyages de l’entreprise lorsqu’il procède aux réservations.
Ces dernières doivent être validées par le responsable voyage de la structure. Des logiciels comme SBT permettent de gérer de manière fluide ces informations. Ils peuvent d’ailleurs être connectés aux GDS d’une agence de voyage, pour une gestion encore meilleure.
Pour ce qui concerne les questions d’ordre financier, de nombreuses sociétés mettent à la disposition des collaborateurs une carte logée. Il s’agit d’une carte qui ne sert qu’aux voyages d’affaires. Elle est à la fois connectée à l’agence de voyage et à l’entreprise cliente. Les frais engendrés par le déplacement sont débités directement de la carte. Ce qui réduit les risques de fraude dans la mesure où seul l’agent de voyage peut y imputer des frais.
Enfin, opter pour la dématérialisation des factures est un sérieux gain de temps et d’efficacité pour les entreprises. Les factures ne sont plus envoyées sous forme papier mais numérique. Elles sont de surcroît enregistrées automatiquement et intégrées à la comptabilité de l’entreprise cliente.
Agences de voyage spécialisées et gestion voyages professionnels
Soucieuses d’apporter des solutions concrètes aux problématiques liées aux déplacements professionnels en entreprise, les agences de voyages à l’exemple de CTA Business Travel ont développé des outils de plus en plus performants.
Le plus important étant l’interface mise à disposition des entreprises clientes. Elles y sont guidées pas à pas afin de déterminer leurs besoins et leur proposer des solutions personnalisées. Un outil de reporting Business Travel leur donne accès en temps réel au suivi des dépenses. Ce qui leur permet d’obtenir une vision complète et précise des coûts. Il permet en outre d’identifier bien plus clairement les pôles de dépense, les opportunités d’économies et ainsi d’ajuster la politique voyage des entreprises.
Cet outil est un véritable allié du travel manager qui aura accès à des informations comme l’évolution et la répartition des dépenses, l’analyse des classes tarifaires, l’analyse des réservations online et offline, les statistiques d’économies et d’optimisation, et bien d’autres informations qui lui permettront notamment de vérifier si la politique voyage de son entreprise est suffisamment prise en compte. Il faut noter qu’au sein de CTA Business Travel, le reporting concerne aussi le bilan carbone qui, sur demande, est mis à disposition des entreprises clientes.
Enfin, dans le souci d’améliorer les échanges avec les entreprises clientes, CTA Business Travel proposent à ces dernières un accompagnement pour l’installation des outils technologiques mis à disposition.