L’importance des voyages d’affaires pour les entreprises n’est plus à démontrer. S’ils apparaissent souvent comme sources de stress et d’anxiété pour certains salariés, pour beaucoup d’autres, ils sont considérés comme particulièrement gratifiants.

Si pour les très grosses entreprises le budget moyen dédié aux voyages d’affaires est de l’ordre de plusieurs millions d’euros, pour les entreprises plus petites, le montant est bien moindre. Néanmoins, dans un cas comme dans l’autre, l’heure est à l’optimisation du budget.

Le rôle du travel manager est tout indiqué. Il est celui qui va définir la politique de voyages dans l’entreprise. Véritable interface entre l’entreprise, le collaborateur et même les agences de voyage, il occupe un poste et un rôle central.

Le travel manager définit la politique de l’entreprise en matière de déplacements professionnels

L’augmentation des déplacements d’affaires au sein des entreprises, couplée à la volonté de ces dernières de faire le maximum d’économie, est à l’origine de la création de cette fonction qu’est le travel manager. Au fil des années, il s’est avéré indispensable pour les entreprises, peu importe leur taille, d’avoir une gestion particulière des déplacements d’affaires des collaborateurs.

Le premier rôle d’un travel manager est de définir la politique de l’entreprise en matière de voyages d’affaires. Plus concrètement, il s’agit pour lui de déterminer les règles de déplacements des salariés de l’entreprise. Mais aussi d’attirer l’attention des collaborateurs sur les enjeux économiques et environnementaux liés aux voyages.

Pour être le plus efficaces possible, ses recommandations doivent être claires et précises. Mais plus encore appliquées par tous les collaborateurs. Il est important de préciser que le travel manager n’a pas un rôle de gendarme. Il ne va pas exercer un contrôle sur les salariés. Il peut toutefois évaluer leur application par l’ensemble des salariés et obtenir les informations qui permettent d’en expliquer la mauvaise application.

Les politiques de voyage évoluant très souvent avec les mutations au sein de l’entreprise, le travel manager aura aussi un rôle d’accompagnement auprès des collaborateurs.

Accompagner les collaborateurs avant, pendant et après les déplacements

L’entreprise évolue et les différentes politiques liées au déplacement professionnel avec. Il s’agit d’une évidence qui peut être difficile à intégrer par l’ensemble des salariés de l’entreprise. Le travel manager a donc aussi un rôle pédagogique. Il est celui qui va assurer la communication de l’entreprise autour des règles établies, des économies réalisées et des changements à envisager. Il est à l’écoute de ses collaborateurs et tient compte de leurs différents retours pour améliorer la politique de voyage de l’entreprise.

En résumé, le travel manager est celui qui va gérer la planification et l’organisation de l’ensemble des déplacements professionnels de l’entreprise. Pour ce faire, il va s’appuyer sur des outils technologiques de plus en plus affinés. Il va de plus sensibiliser les collaborateurs à la politique voyage de leur entreprise. Il est enfin celui qui va négocier les contrats avec les différentes catégories de prestataires.

On ne saurait parler des rôles du travel manager sans évoquer les évolutions plutôt récentes de leur champ d’activité. Toujours au centre de la politique liée aux déplacements professionnels dans l’entreprise, il n’est désormais plus rare qu’il gère aussi la flotte automobile. Il analyse en permanence les besoins et difficultés des voyageurs, les questions relatives aux paiements et bien d’autres aspects administratifs qui peuvent alourdir la gestion. Il sert donc d’interface entre la direction, les salariés et même les agences de voyages spécialisées.

Servir d’interface entre la direction de l’entreprise, les collaborateurs et les agences de voyage spécialisées

Dans leur quête permanente des meilleurs services pour les coûts les moins élevés, les entreprises font de plus en plus appel à des agences de voyages d’affaires, à l’instar de CTA Business Travel.

La recherche, la réservation des billets ou encore de prestations hôtelières aux meilleurs prix n’est pas chose aisée. Cela demande du temps et de l’expérience. Un consultant indépendant comme CTA Travel Business vous fait ainsi bénéficier de son expertise. Son réseau de partenaires est ainsi mis à votre disposition. Ce qui vous permet de réaliser des économies plutôt conséquentes.

Au regard de ce qui vient d’être énoncé, la question du rôle du travel manager se pose de nouveau. Il est en effet celui qui de prime abord va négocier avec le consultant voyage indépendant. Il est celui qui l’informe sur les attentes de l’entreprise et lui communique le cahier des charges.

Il faut garder à l’esprit que si faire appel à une agence de voyages spécialisée vous décharge de tout ce qui concerne les questions logistiques, cela ne remet pas en cause son rôle au sein de l’entreprise.

CTA Business Travel tient particulièrement compte des contraintes imposées par l’entreprise via le travel manager, et met ainsi à disposition un outil online personnalisable. La politique voyage de chaque entreprise cliente est ainsi paramétrée dans l’interface et s’applique automatiquement à l’ensemble des prestations.