Les voyages ont toujours été un bon moyen d’aller à la découverte d’autres cultures, d’apprendre de nouvelles choses sur les autres. Leur façon de vivre, leurs us et coutumes, ainsi que leurs habitudes alimentaires, entre autres. On est en immersion complète et totale dans leur environnement ou milieu de vie. Pour les voyages d’affaires professionnels, le principe reste le même. Non seulement le professionnel va à la rencontre des clients, partenaires et fournisseurs, mais il en apprend advantage sur leur mode de gestion et de vie.

Par ailleurs, les voyages d’affaires professionnels pour séminaires et colloques sont de bons moyens de rencontrer des partenaires qui exercent dans le même domaine. Ces rencontres sont des lieux où l’on échange sur les opportunités, les meilleurs fournisseurs. Ces échanges s’achèvent généralement sur la signature de partenariats et de contrats.

Pour que le voyage d’affaires soit un bon moment à passer pour le professionnel, il existe quelques astuces pour optimiser également son séjour. Pour optimiser ce voyage, plusieurs outils sont à la disposition du professionnel.

Comment optimiser ses voyages d’affaires professionnels ?

Un voyage d’affaires, c’est de nombreuses opportunités pour une entreprise. Le succès du voyage a une grande incidence sur l’avenir de l’entreprise. C’est pour cela que les voyages d’affairess doivent être bien préparés pour se dérouler dans de bonnes conditions également. Pour tirer profit de ce déplacement professionnel, quelques règles sont à suivre.

Il faut préparer une check-list.

Dans cette liste, il faut tout noter dans les moindres détails (heure d’arrivée dans la ville, heures de rendez-vous, etc…). Cela va permettre d’éviter des retards.

Préciser également les motifs de votre déplacement lorsque vous allez à l’étranger.

Si le pays est hostile aux étrangers, vous devez avoir à votre disposition tous les documents justifiant votre déplacement dans ce pays.

Prendre la peine de vous renseigner sur votre destination dans les détails.

En apprenant quelques mots de la langue locale. Cette petite marque d’attention peut jouer gros. Si vous allez à la rencontre de futurs partenaires ou clients, ils seront ravis de constater que vous vous intéressez, non seulement à l’aspect financier et business, mais aussi à leur pays.

Voyager léger.

De cette manière, vous perdez moins de temps pour récupérer votre bagage à la sortie de l’aéroport, et vous avez moins de risque de le perdre aussi. Prenez le nécessaire : deux costumes, une ou deux paires de chaussures, une tenue élégante si vous devez assister à une soirée, et de quoi faire votre toilette. Pour vos documents, un attaché-case fera très bien l’affaire.

Prendre des notes autant que possible.

Faire des voyages d’affaires professionnels, ce n’est pas uniquement pour faire des rencontres visant à accroître la visibilité son entreprise, c’est aussi apprendre des autres. Notez tout ce que vous observez, les idées qui vous viennent en tête. Les smartphones en général disposent d’un outil mémo. Vous pouvez l’utiliser pour noter tout ce qui vous vient.

Faire un bilan de votre journée.

Qu’est-ce que vous avez appris aujourd’hui ? Quels sont les clients qui ont déjà été rencontrés ? Ce bilan permet de savoir ce qui est fait et détermine ce qui reste à faire.

Quels outils mis à la disposition du voyageur d’affaires professionnel ?

Pour travailler dans de bonnes conditions, le voyageur doit avoir à sa disposition des outils qui lui permettent d’atteindre ses objectifs. L’outil le plus utilisé est Internet. En effet, grâce à ce moyen de communication le voyageur a accès au monde. Il peut lire, envoyer des mails. L’homme d’affaires peut également continuer de traiter des dossiers urgents quelque soit le lieu où il se trouve. Il peut aussi communiquer avec ses différents collaborateurs et donner des instructions.

Un autre outil qui a un lien direct avec Internet est le smartphone. Cet appareil est devenu un indispensable. Plus de 80% des hommes d’affaires mobiles l’utilisent. Grâce au téléphone, le voyageur peut passer des appels, utiliser des applications pour communiquer comme Skype, ou encore envoyer et recevoir des mails.

Les agences de voyages, alliées des professionnels en voyages d’affaires

Pour gagner en temps, les collaborateurs ont choisi de faire confiance aux agences de voyages. CTA Business Travel permet à sa clientèle de gagner en temps pour tout ce qui est voyage d’affaires.

Le service dédié aux voyageurs les accompagnent dans toutes leurs démarches, que ce soit avant, pendant ou après le déplacement. En l’occurrence, les visas, les réservations, ou encore les assurances. CTA Business Travel est très attaché à la qualité de ses produits. Son principal atout est d’assurer la continuité du service. Le voyageur, où qu’il se trouve, sait qu’il peut avoir des solutions concrètes aux difficultés rencontrées. Une fois sur place, le service d’assistance est à la disposition du professionnel 24h sur 24. Pour ceux qui préfèrent un service encore plus personnalisé, le service VIP leur est dédié. Sans oublier que l’agence peut, à la demande de son client, prendre en charge l’organisation d’évènements comme les séminaires.