Lorsqu’on évoque l’agence de voyages, dans l’esprit commun, on pense instantanément aux vacances. Au départ, ces agences s’occupaient essentiellement de cet aspect ludique et symbolisant l’évasion personnelle. Les agents proposaient à leurs clients des destinations de rêve à des tarifs préférentiels.
Mais de plus en plus, on assiste à l’éclosion d’un nouveau genre d’agences de voyages. Celles en charge des déplacements professionnels. Il n’est pas toujours aisé pour les entreprises de s’occuper de gérer à la fois les visas, les réservations d’hôtel et de billets d’avion… Faire appel à ces agences leur retire un grand poids dans leur organisation.
Quels sont les domaines d’intervention d’une agence déplacements professionnels ?
L’agence de voyages est un partenaire de choix pour les entreprises où les employés sont appelés à se déplacer constamment. Elle travaille en étroite collaboration avec le responsable de voyages de l’entreprise. Plusieurs services sont proposés par l’agence déplacements professionnels.
La gestion des voyages.
C’est l’un des premiers services offerts par les agences. L’agence prend en charge la réservation des billets d’avion, de train, de chambre d’hôtel, de voitures… Ici, l’agence peut facilement obtenir des offres et des réductions pour permettre à son client de faire quelques économies.
Le bien-être du voyageur.
Quand on est déplacement, plusieurs problèmes peuvent survenir, comme des accidents ou des cas de maladies. Dans ce cas, grâce à une assurance que l’agence fait contracter à son client, le voyageur est immédiatement pris en charge. Dans certaines agences, le voyageur bénéficie d’une assistance tous les jours de la semaine.
Un service-conseil.
Les agences peuvent fournir plusieurs renseignements utiles au voyageur, dont les us et coutumes d’un pays, le comportement à adopter dans un pays… Le conseil s’applique également à l’entreprise sur l’optimisation et le contrôle des frais, la politique des politiques de voyage…
L’utilisation de la technologie.
L’agence peut fournir à l’entreprise des outils et des logiciels qui peuvent les aider à mieux organiser les déplacements professionnels.
Des loisirs.
Certaines agences de voyages de voyages d’affaires offrent aux employés de leurs clients des réductions, des offres de voyages… Les collaborateurs peuvent ainsi également s’adresser à cette agence pour organiser leurs voyages personnels.
Comment choisir une agence pour profiter pleinement de ses déplacements professionnels ?
Une agence déplacements professionnels est un partenaire principal pour tous vos déplacements. Choisir une agence de voyages professionnels doit répondre à certains critères :
La réputation et la crédibilité.
Si possible, il faut se renseigner auprès d’autres entreprises. Sinon, vous pouvez consulter le classement annuel Buying Business Travel pour trouver l’agence de voyages qui vous convient.
La disponibilité et le sens de l’initiative.
L’agence de voyages doit pouvoir trouver des solutions en cas de difficultés au cours du voyage ou lors des imprévus.
Le rayonnement géographique.
L’agence de voyages doit pouvoir couvrir plusieurs pays dans le monde.
Des tarifs et des facilités de paiement.
L’entreprise doit examiner les facilités de paiement proposé par le prestataire.
Les prestations et services annexes.
Toutes les petites attentions que vous offre l’agence de voyages ne sont pas à négliger.
Confiez vos voyages d’affaires à une agence spécialisée
CTA Business Travel accompagne les décisionnaires, les chargés de voyages, les assistants ou voyageurs professionnels… lors de leurs déplacements professionnels. L’agence déplacements professionnels prend en charge plusieurs aspects des voyages d’affaires, dont la billetterie, les réservations de billets d’avion, d’hôtel ou de location de voiture.
Grâce à des responsables de compte dédié, CTA Business Travel suit chaque client individuellement. L’agence déplacements professionnels leur permet de mieux maîtriser leurs coûts, en trouvant des solutions adaptées aux besoins et moyens des clients. Pour cela, deux outils sont mis à leur disposition : un outil online où tous les déplacements peuvent être organisés et un outil offline qui donne la possibilité de communiquer avec les agents via le téléphone.
Un autre atout de CTA Business Travel est que l’entreprise a accès à des solutions de règlement sans avance de frais et à des tarifs négociés. Par ailleurs, pour réduire et maîtriser les dépenses, l’agence propose à sa clientèle un outil qui permet l’automatisation de gestion des notes de frais. L’agence déplacements professionnels dispose également d’experts qui analysent les modes de déplacement et mettent à jour les leviers d’économie pour réduire les budgets alloués aux déplacements professionnels d’environ 30%.
Enfin, CTA Business Travel assiste les voyageurs avant, pendant et après le déplacement professionnel. Le voyageur, lorsqu’il est confronté à une difficulté, a à sa disposition le service d’assistance téléphonique disponible à tout moment. Une tâche rendue facile par le fait que le conseiller a un accès au profil du voyageur avec toutes les informations relatives au déplacement. Ce service intervient dans l’annulation d’une réservation, la modification du parcours, la location d’un véhicule, l’émission de titres de transport, la réservation d’un hôtel, et fournit une assistance en cas de maladie, d’accident, de retard ou d’annulation de vols, etc…