Un appel d’offres voyage d’affaires est un bon moyen de sélectionner l’entreprise qui a la meilleure proposition commerciale pour exécuter un marché public. Cette phase précède la signature de contrat entre le soumissionnaire retenu et l’organisme qui sollicite un service précis. Retour sur un phénomène qui a pris de l’ampleur en matière de voyages professionnels.
Rôle de l’appel d’offres voyage d’affaires
Les appels d’offres voyage d’affaires sont devenus monnaie courante dans le secteur du transport, du tourisme et principalement des déplacements d’affaires. Cette procédure formelle est envisagée autant pour les PME que pour les agents d’organismes publics, les services centraux ou déconcentrés des ministères de la zone Union Européenne. Pour des personnes qui voyagent en groupe ou seules, il s’agit de préparer la réservation, la fourniture des titres de transport aérien et ferroviaire, la location de voitures, l’hébergement, entre autres. Effectuer ces tâches est loin d’être une chose aisée, car elles demandent d’avoir de l’expérience et un carnet d’adresses bien fourni. Les agences de voyages sont soumises à ce type de procédure pour gagner des marchés, car il y va du chiffre d’affaires des entreprises ou de l’économie d’un pays.
Le rôle d’un travel manager
Les gestionnaires de voyages ou Travel Manager participent à la mise en place du programme voyage d’affaires d’une structure. Ils analysent les besoins des salariés et des hommes d’affaires et engagent des relations de partenariat avec des fournisseurs pour le compte des clients. Ils travaillent au quotidien pour vous aider à réaliser des économies sur les déplacements professionnels de votre compagnie. En cas d’annulation d’un voyage, ils vous assistent partiellement ou totalement dans votre procédure de réclamations afin d’obtenir le remboursement des frais de déplacement auprès des compagnies aériennes.
Un gestionnaire des déplacements efficace se caractérise par sa réactivité, car il doit être capable de s’adapter aux perturbations du trafic aérien et assurer aux voyageurs le confort et la sécurité dont ils ont besoin pour mener leurs rendez-vous dans la tranquillité. Tout voyage d’agrément ou professionnel comporte des risques : accidents, risques de contracter une maladie contagieuse, etc. Seulement un déplacement professionnel qui échoue a de lourdes conséquences sur le chiffre d’affaires de la compagnie, la caisse des entités publiques, voire sur le PIB d’un État. Le retour sur investissement attendu pour chaque déplacement professionnel n’est pas assuré lorsque le déplacement se passe mal à cause des incidents ou lorsqu’il n’est pas suffisamment préparé.
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On a beau être un voyageur expérimenté, la moindre négligence peut porter préjudice à votre santé ou au succès de votre négociation commerciale. Chez CTA Business Travel, nous attribuons à chacun de nos clients un responsable de voyages. Ce dernier sera chargé de leur apporter des informations sûres pour éviter que leur déplacement ne vire au drame.