L’utilité des voyages d’affaires, tant pour les professionnels que pour les entreprises, n’est plus à démontrer. Toutefois, du fait de l’investissement qu’ils impliquent, leur organisation relève aujourd’hui du challenge.
La problématique pour beaucoup d’employeurs et de chefs d’entreprise est la même. Comment gérer au mieux ces frais afin qu’ils impactent le moins possible la santé financière de l’entreprise ?
Obtention de visas (si nécessaire), billetterie voyages d’affaires, hébergements, imprévus, etc.., sont autant de pôles qui peuvent être particulièrement coûteux si l’on manque de rigueur.
Des entreprises spécialisées, à l’instar de CTA Business Travel, proposent dans ce contexte leur expertise en matière d’organisation de déplacements professionnels et de gestion de la billetterie voyages d’affaires.
Vous trouverez dans un premier temps quelques conseils pour optimiser vos voyages d’affaires. Et dans un second temps, un détail des services à votre disposition.
Déterminer au détail près l’ensemble des frais à gérer en vue d’optimiser sa billetterie voyages d’affaires
Il s’agit sans aucun doute de l’étape la plus importante du processus. Il faut pour cela tenir compte d’un ensemble de paramètres, comme le nombre de participants, la destination, la durée, la nature de la mission, etc… Sur la base de ces éléments, planifier devient plus facile et anticiper sur les éventuels frais additionnels aussi… Il faut en effet garder à l’esprit que l’on n’est pas à l’abri d’imprévus.
Dans cet ordre d’idée, souscrire une assurance qui couvre un champ plutôt large d’imprévus (décalage ou annulation de vol, rapatriement, accident, etc…) permet d’anticiper et de faire face de manière efficace le cas échéant.
De plus, définir une vraie politique de billetterie voyage d’affaires qui tient compte des valeurs véhiculées par l’entreprise est aussi source d’économies. Les salariés ont ainsi à leur disposition une feuille de route qui leur permet d’optimiser leurs déplacements professionnels. Tant en ce qui concerne les objectifs visés que pour tout ce qui est relatif à la gestion responsable du budget. Il s’agit de généralités certes, mais qui permettent en amont de créer un cadre, autant pour les salariés et leurs employeurs, que pour les professionnels qui travaillent de manière indépendante.
Enfin, pour en revenir à la gestion proprement dite des voyages d’affaires d’un point de vue logistique, la solution la plus pertinente et efficace demeure de faire appel à une agence spécialisée.
De l’intérêt de faire appel à une agence de voyages d’affaires
Nous l’avons précisé au tout début, l’organisation d’une billetterie voyages d’affaires au sein d’une entreprise n’est pas chose aisée. Difficulté souvent renforcée par le fait qu’elle nécessite une double planification. D’abord dans l’entreprise même qui, pour un meilleur rendement, doit mettre en place des dispositifs qui vont en faciliter la gestion. Ensuite, d’un point de vue strictement logistique… Car qui dit déplacement, dit voyage, hébergement, frais divers et variés et bien-sûr imprévus.
Faire appel à une agence de voyage vient de ce fait alléger la tâche aux entreprises qui n’ont plus à se soucier de certains aspects. Avec une agence de voyages d’affaires, la gestion de la billetterie est ainsi optimisée. Elles offrent le plus souvent des services d’assistance qui fonctionnent 7jours/7 et 24h/24. Les entreprises et professionnels ont la garantie de pouvoir effectuer toutes les modifications souhaitées sans avoir à gérer les tracasseries souvent associées.
Au-delà de ces aspects loin d’être négligeables, leur avantage principal tient à leur coût. Elles permettent aux clients de réaliser des économies substantielles en proposant de véritables packages. La gestion de voyages d’affaires sur une ou plusieurs destinations, les billets, l’hébergement, les services annexes, tout est de ce fait pris en charge. Ce qui permet au final de se concentrer sur les objectifs du déplacement.
Comment optimiser les frais liés à la billetterie voyages d’affaires
La question est d’envergure, d’autant plus que pour beaucoup d’entreprises et de professionnels le développement passe obligatoirement par l’élargissement du champ d’action. Les voyages d’affaires sont de ce fait incontournables. Ils peuvent malheureusement s’avérer budgétivores, à condition de choisir avec soin une agence de voyage qui saura gérer toute la partie logistique.
À ce titre, CTA Business Travel s’avère être un partenaire de choix. Depuis le début des années 1990, l’ agence a su cerner au mieux les besoins des entreprises et professionnels, auxquels elle propose des services sur-mesure.
Vous avez ainsi au sein de l’agence un interlocuteur de référence qui, après avoir défini le profil de votre entreprise et cerné vos besoins, vous fait des propositions tant qualitatives que tarifaires. L’idée étant, via des leviers d’économies, de vous permettre de réduire au maximum vos coûts, sans rogner sur la qualité des services.
CTA Business Travel, c’est la garantie de réservations au meilleur tarif, mais pas uniquement… puisque vous bénéficiez aussi de l’accès à des tarifs hôteliers négociés. De plus, l’agence de billetterie voyages d’affaires met à la disposition de chaque collaborateur de votre entreprise, un accès individuel au site. Ce qui lui permet à terme de gérer ses réservations en toute autonomie, mais également une géolocalisation en cas d’accident ou de catastrophe, d’alertes sécurités, etc…
CTA Business Travel fournit un véritable accompagnement du salarié et de l’entreprise.