Quand le collaborateur doit se déplacer pour un voyage d’affaires

Aller à la rencontre d’un client, suivre un chantier, suivre une formation à l’externe, prospecter pour attirer de nouveaux clients… Ces propos peuvent être quelques prétextes pour qu’un de vos collaborateurs se déplace. En fait, quel que soit le niveau de l’entreprise que vous avez à diriger et quel que soit le secteur d’activités, les déplacements professionnels sont nécessaires. Dans la législation française, même si les déplacements professionnels ne sont pas mentionnés dans le contrat de travail, l’employé ne peut pas refuser d’effectuer une mission. Pour certains métiers comme les commerciaux, les techniciens dont les plombiers et les maçons, se déplacer fait partie du travail. Cependant, l’entreprise qui les emploie doit prendre en charge les différents frais qui découlent de ces déplacements professionnels.

Comment un patron peut-il optimiser le déplacement professionnel de son collaborateur ?

Les déplacements professionnels coûtent chers aux entreprises. Entre les billets d’avion, de train, les hôtels, et d’autres frais comme les repas et le taxi, la note devient très vite salée. La meilleure manière de profiter de cette dépense est d’optimiser le déplacement du collaborateur.

En effet, le patron peut profiter d’un rendez-vous pour demander à son collaborateur d’aller prospecter dans la même région, de suivre un chantier ou pourquoi pas aller à la rencontre du chef d’une succursale pour faire un contrôle des activités. Comme dit un adage, l’entreprise fait ainsi d’une pierre plusieurs coups et réduit ses dépenses. Au lieu de faire plusieurs allers-retours, en un seul déplacement, le collaborateur peut résoudre deux ou trois problèmes en une fois.

Il existe également d’autres moyens pour optimiser ces déplacements. L’entreprise peut encourager ses employés à faire du télétravail une ou deux fois par semaine, à se tourner vers le covoiturage pour les déplacements en véhicule ou d’utiliser des supports mobiles comme les tablettes pour travailler.

Déplacements professionnels, quels sont les risques encourus par le collaborateur lors du voyage ?

Comme lors de tout voyage, on prend des risques lorsqu’on prend la route. Il en est de même pour le collaborateur qui est en déplacement professionnel. Ces risques sont de plusieurs ordres.

  • Les accidents de la route. Il peut arriver qu’à cause du stress, du mauvais état de la route, de la météo… que votre collaborateur soit victime d’un accident de la route.
  • Les accidents aériens. On ne parle pas uniquement des risques de crash d’avion. On parle également des maux dont peut souffrir votre collaborateur qui est toujours entre deux avions : la fatigue, les otites, les troubles circulatoires.
  • Les chutes et les glissades. Faire un faux pas, cela est déjà arrivé à tout le monde. Le collaborateur lors de son déplacement peut être aussi victime de ce type d’accidents. Surtout s’il se rend dans les chantiers.
  • D’autres risques qui sont liés particulièrement aux déplacements dans des pays étrangers comme les allergies, l’exposition à certaines maladies. Si le collaborateur se rend dans un pays en proie aux conflits, il y a un risque qu’il soit blessé, enlevé ou au pire tué.

Une fois que les risques sont identifiés, l’employeur ou le patron doit pouvoir mettre sur pied des stratégies pour assurer la sécurité de ses employés et même leur bien-être.

Si l’employé utilise son véhicule pour un déplacement professionnel, il est nécessaire d’entretenir le véhicule et faire des visites régulières au garage. Il est également indispensable que l’employeur fasse des campagnes de prévention routière au sein de son entreprise.

Pour l’employé qui se rend dans un pays étranger, il est impératif de vérifier qu’il a bien tous ses vaccins à jour, et au besoin d’assurer sa sécurité dans un pays qui connaît des conflits.

Il est vrai que l’entreprise a besoin d’avoir de bons résultats, mais elle doit aussi penser au bien-être de ses collaborateurs pour que ces derniers soient en mesure de donner de bons résultats. Cela peut passer par des jours de repos après des déplacements professionnels éprouvants. 

Faut-il faire appel à une agence de voyages pour organiser les déplacements professionnels de ses collaborateurs ?

C’est même une excellente idée. Les agences de voyages comme CTA Business Travel assistent les entreprises pour tout ce qui est déplacement professionnel.

En effet, grâce à CTA Business Travel, les entreprises peuvent faire des économies sur les frais comme les billets d’avion et le transport. Car l’agence de voyages peut négocier auprès des compagnies aériennes et des établissements hôteliers. De plus, cette agence de voyages offre une assistance 24 heures sur 24 aux collaborateurs qui sont en déplacement. Elle intervient dans plusieurs domaines comme les annulations de réservation ou les locations de voiture.Un atout non négligeable qu’offre aussi CTA Business Travel, sont les différentes assurances qu’elle met à la disposition de ses clients. Ces assurances sont en fonction des besoins et des moyens des entreprises. Ces assurances couvrent la perte des bagages, les retards des avions et des correspondances, une assistance rapatriement Business, un capital en cas d’accident entre autres.

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