Bien que les commerciaux soient les employés qui se déplacent le plus souvent, le manager d’une entreprise peut décider aussi d’aller à la rencontre des clients et des partenaires. Mais pour certaines occasions, il est nécessaire que toute une direction ou quelques membres de la direction fassent le déplacement. On assiste donc souvent à un déplacement en groupe.
Ce type de déplacement professionnel est recommandé lorsqu’une entreprise est appelée à assister à une conférence ou un colloque d’ordre international. En effet, lorsqu’une direction ou une partie des membres de cette direction se déplace, cela donne une idée de l’importance de l’entreprise.
Déplacement professionnel de la direction : une bonne préparation est la clé du succès
On ne part pas à la guerre sans avoir affûté ses armes. Et on ne va pas dans un évènement d’envergure sans toutefois se préparer. Vous l’avez compris, pour un déplacement en groupe, il est important de se concerter pour savoir d’une part qui fera partie du voyage et d’autre part être efficace sur le terrain.
La préparation d’un déplacement en groupe n’est pas très différente d’une préparation individuelle.
- Pour commencer, il faut glaner le maximum d’informations sur l’évènement, sur le partenaire qui va vous recevoir ou sur la convention. Dans le cadre d’un colloque ou d’une convention, il est important de se procurer la liste des participants pour faire un premier repérage. Quels sont les éventuels clients que vous pouvez approcher. N’oubliez pas de vous renseigner également sur les attentes de ces clients et leurs activités.
- Ensuite, programmez le voyage. Procédez aux réservations d’hôtel, à l’achat de billets d’avion… Bref, assurez-vous que vous avez un moyen d’arriver à bon port et d’être logé.
- Enfin, établissez un plan de déploiement sur le terrain pour savoir qui fait quoi afin de ne pas vous mêler les pinceaux.
Déplacements professionnels de la direction : comment rendre le séjour agréable pour tous ?
Bien que le travail soit le premier objectif de votre déplacement, il doit aussi être agréable pour que l’équipe travaille dans de bonnes conditions.
- Il est important de s’adapter au groupe, de parler à tout le monde et de susciter l’esprit d’équipe. Pour cela, il est important d’éviter des sujets qui peuvent être à l’origine de disputes.
- Il faut essayer de rendre service aux autres en prêtant un téléphone pour un appel, ou en dépannant un collègue qui a besoin d’un chargeur par exemple.
- Faire la conversation est primordial. Bien sûr, le travail fera partie des sujets les plus discutés, mais vous pouvez aussi trouver d’autres sujets. Essayez de ne pas trop rentrer dans la vie privée de votre interlocuteur. Évitez autant que possible les sujets qui fâchent comme la politique et la religion.
- Prenez les devants pour les moments de détente. Si vous connaissez la ville ou le pays, durant les temps libres vous pouvez suggérer des restaurants, des sites touristiques à visiter.
- En déplacement, même durant les temps libres, il est important d’être toujours soigné. Bien que dans certaines circonstances le costume soit de rigueur, il fait choisir des vêtements confortables.
Une bonne organisation en déplacement professionnel en groupe pour gagner en temps et en argent
Un déplacement professionnel de la direction est aussi une importante source de dépenses. Pour que cela ne soit pas un gros trou dans les caisses de l’entreprise, CTA Business Travel accompagne également les entreprises dans ce type de voyage.
En fonction de vos besoins, l’agence prépare un suivi personnalisé. Elle met à la disposition de sa clientèle un responsable de compte dédié. Ce responsable a pour objectif principal de trouver la meilleure solution pour respecter la politique de voyage de votre entreprise, tout en répondant efficacement aux besoins et attentes de vos collaborateurs et de la direction.
De plus, l’agence permet d’optimiser les coûts de dépenses. Cela signifie que l’agence vous offre des services de qualité à des tarifs abordables. Cela passe par plusieurs outils comme un accès à l’un des inventaires d’hôtels, de location de véhicules le plus large du marché, une base de données tarifaires ultra-compétitives mise à jour en temps réel. Sans oublier une centralisation de toutes vos données comme les billets d’avion et les factures.
En outre, l’agence met à la disposition de sa clientèle un service reporting. Il s’agit d’un puissant outil d’analyse qui comprend une importante liste de données dont l’évolution et répartition des dépenses en voyages d’affaires, l’analyse des classes tarifaires entre autres. Ce service permet d’obtenir une vision globale des coûts engendrés, d’identifier les postes de dépenses, les tendances générales de voyages, les opportunités d’économies et d’ajuster ainsi à la politique voyages de l’entreprise.