Organiser en interne la partie gestion déplacement professionnel de vos collaborateurs peut sembler facile avec internet. Voilà pourquoi de nombreuses entreprises ne pensent pas à développer une réelle politique en terme de gestion de déplacements professionnels. Le voyage d’affaires représente un coût annuel important pour les PME PMI sans parler du temps nécessaire pour trouver le meilleur prix chez les prestataires impliqués. Pourtant, ce choix d’organisation peut coûter cher à votre budget sur le long terme, surtout en cas d’imprévu ou d’annulation d’un vol, d’un train ou de l’hébergement.
Nombreuses sont les entreprises faisant appel aujourd’hui à une agence spécialisée dans les déplacements d’affaires. CTA Business Travel, agence spécialisée dans l’organisation et la gestion des déplacements professionnels vous accompagne pour améliorer votre politique de voyages et assister vos collaborateurs en cas de prestation non conforme auprès d’un prestataire (retard aérien, changement de vol, annulation, perte de bagages…)
N’hésitez pas contacter notre agence directement pour obtenir un audit personnalisé et recevoir des informations sur nos prestations via notre formulaire de contact.
Gestion deplacement professionnel : un enjeu financier important
Quelque soit le profil de votre entreprise et son budget, CTA Business Travel offre des solutions 100% personnalisées, adaptées à votre secteur d’activité et aux profils de vos voyageurs. Cette approche nous permet de connaitre parfaitement les habitudes de vos voyageurs et d’appliquer la politique voyage que nous aurons définis au préalable avec vous. Ainsi, nous vous accompagnons pour réduire vos charges voyages en vous faisant bénéficier de tarifs négociés toute l’année pour tous vos déplacements et hébergements professionnels. Notre agence, spécialiste en voyages d’affaires, met à votre disposition un chargé de voyage dédié qui gèrera vos déplacements air, fer, location de voitures et hébergement. CTA Business Travel dispose également d’une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7. Ce service à disposition de vos collaborateurs vous permet de :
- Gérer les déplacements en cours
- Modifier un voyage
- Faire de nouvelles réservations (hôtelières, aériennes, ferroviaires et location de véhicules) pendant les heures de fermeture de l’agence
- Annuler une réservation
- Etre assisté en cas d’évènement majeur
Plus aucune contrainte : nous analysons pour vous vos dépenses voyages
La recherche d’économie constitue une priorité pour toutes les entreprises. CTA Business Travel s’engage dans sa démarche, à suivre l’évolution du niveau d’économies de votre Politique voyage, à chaque étape de la collaboration. Notre objectif est de maximiser vos économies tout en préservant le confort de vos collaborateurs. C’est un paramètre de choix à prendre en compte quand vous décidez de confier vos déplacements professionnels à une agence de voyage d’affaires. Quelque soit votre secteur et la taille de votre entreprise Multinationale, PME ou TPE, nous vous accompagnons efficacement dans l’optimisation de vos coûts.
Faire le lien entre la partie opérationnelle et commerciale de l’agence.
Selon une périodicité communément définie, une revue de compte est organisée afin d’analyser et commenter les statistiques liées à l’activité de votre compte (fréquence des réservations, cartes d’abonnement de vos voyageurs, les taux d’adoption des outils Online, …). Des recommandations sont faites pour favoriser l’optimisation et la rationalisation de votre programme voyages. Par conséquent vous pourrez réajuster si besoin votre politique voyage grâce aux nouveaux processus et outils : le paramétrage Online, la formation et la sensibilisation de vos voyageurs et/ou assistantes…
Être à même d’identifier les postes de dépenses pour une meilleure rentabilité.
Parce qu’il vous est indispensable d’avoir accès au suivi de vos dépenses et d’en être informé en temps réel, un accompagnement clair est mis en place dès le début de notre collaboration. Faire appel à une agence comme CTA Business Travel c’est être informé des tendances générales de voyages et être au fait des nouvelles opportunités d’économies dans un souci permanent d’ajustement de votre Politique Voyages.
Des outils sont à votre disposition pour vous aidez à obtenir une vision d’ensemble de vos déplacements professionnels grâce au Business Travel reporting. Une application concrète qui peut vous aidez à vous placer pour l’ouverture vers de nouveaux marchés en France et à l’étranger par exemple. Nous mettons également l’accent, dans l’accompagnement que nous proposons aux PME PMI, sur les leviers d’économies potentiels, concernant les contrats avec les compagnies aériennes, contrats corporate hôtels, loueurs de véhicules… Enfin, vous pourrez retrouver dans les outils innovants mis à votre actif, des statistiques, analyses et informations économiques pertinentes pour alimenter votre Benchmark.
Gestion deplacement professionnel : opter pour l’outil online ou offline ?
L’outil online proposer par CTA Business Travel permet à vos collaborateurs un accès à nos tarifs négociés et une gestion des réservations par eux-même de leurs billets (air, fer, location de voitures et hébergement). Entièrement autonomes, nous nous assurons qu’ils ne pourrons pas outre-passer le paramétrage défini au préalable lors de la mise en place de votre politique voyages. L’outil offline quant à lui vous permets de contacter par téléphone ou par e-mail votre agent dédié à la gestion de vos déplacements professionnels.
Avantages / Inconvénients de l’outil online :
L’avantage majeur de l’outil online est la possibilité d’un accès individuel, via l’application mobile ou notre site, répondant dès la recherche aux contraintes exprimées. Ainsi il est à la fois facile et pratique de réserver et planifier tous vos déplacements. De plus une fonctionnalité permet la comparaison tarifaire des modes de transports disponibles en temps réel. Vous pouvez effectuer une réservation multi-voyageurs si plusieurs collaborateurs en ont la nécessité. A l’issue de vos voyages, toutes vos données sont accessible depuis votre mobile pour un aperçu rapide des statistiques voyages des salariés voyageurs.
L’application mobile reste est un gain de temps considérable pour les voyageurs ponctuels ou réguliers. En cas de crises graves ou d’événements majeurs, vous pourrez géo localiser vos équipes et intervenir avec justesse face à aux imprévus. L’inconvénient de cet outils reste qu’il n’est pas possible d’effectuer certaines recherches approfondies ou comparatives des différents prestataires voyage.
Avantages / Inconvénients de l’outil offline :
En faisant appel à l’outils offline, vous traiterez avec l’agent de voyage dédié. Il sera en mesure d’offrir un large choix d’options de voyages, en temps réel, en accord avec votre programme et la durée de votre voyage. Qu’il s’agisse de faire appel à une société traditionnelle, de privilégier un déplacement lowcost, ou encore d’éviter une escale, la démarche d’optimisation permanente de vos déplacement est garantie par nos chargés de voyages. La comparaison tarifaire est assurée à toutes les étapes et vous assure le meilleur prix pour les vols, trains, locations et hébergements.
Il n’y a pas réellement d’inconvénients concernant l’offline.
La gestion des deplacements professionnels de collaborateurs d’exception VIP
Les voyages de type professionnels VIP nécessitent un haut niveau d’expertise et d’attention. Un conseiller VIP (20 ans d’expérience en voyages d’affaires haut de gamme) peut être dédié à votre compte et accompagner toutes vos demandes quotidiennes. Vos collaborateurs d’exception méritent le luxe de partir confiants et d’arriver détendus lors de leurs voyages d’affaires. Faire appel à CTA Business Travel VIP, permet à vos cadres et dirigeants, de consacrer pleinement leur énergie et temps d’attente à la préparation de réunions de travail et la rencontres des nouveaux clients. Nos offres sont 100 % personnalisables et pourront s’adapter à tous vos impératifs et aux profils variés de vos voyageurs VIP. Nous offrons à nos clients prestiges la garantie de services d’excellences, à des prix très compétitifs grâce aux tarifs négociés auprès de milliers de prestataires de luxe.
Aide pour vos formalités administratives
Les formalités de facturations liées aux déplacements d’affaires sont souvent une contrainte. Sur ces points aussi notre agence est en mesure de vous renseigner sur les impératifs administratifs, la tenue de la comptabilité et les pré-requis pour l’obtention d’un Visa. Ces points si ils sont négligés sont sources de perte de temps et donc d’argent. Au niveau comptable nous disposons d’un système de dématérialisation des factures pensé pour vous. Une vue d’ensemble des frais et la réintégration des factures a été pensé en amont pour éviter toute problématique de ressaisie manuelle. Un service de paiement centralisé sous forme d’une Carte Logée vous fait bénéficier d’économie et d’un gain de temps considérable. Nous couvrons une palette de services associés notamment en ce qui concerne les assurances voyages. CTA Business Travel vous propose différentes assurances voyages associant confort et flexibilité.
Enfin, nous disposons d’un plateau d’affaire composé de conseillers polyvalents, salariés à nos côté depuis de nombreuses années. Les compétences développées et leur expérience variée en font de véritable agents de voyage, à l’écoute de vos contraintes et attentifs à vos besoins particuliers 7j/7 et 24h/24. C’est ce qui nous permet de développer un service personnalisé de qualité où la relation client est au cœur de notre domaine de compétences. CTA Business Travel est une entreprise à taille humaine au service des grands portefeuilles mais surtout des PME ou PMI. Nous mettons un point d’honneur à optimiser tous les budgets quelque soit la dépense consacrée à votre Politique voyages, nous prenons le temps d’un accompagnement qualitatif personnalisé.