Dans la plupart des entreprises, vous allez entendre parler du Travel management ou du Business Travel management pour désigner la gestion déplacements professionnels. Ce service peut regrouper plusieurs autres services, dont la réservation et l’organisation du voyage d’affaires, le processus de réservation et de règlement du voyage.
Cela n’est pas toujours évident au vu des nombreuses procédures à faire avant d’entreprendre un déplacement. Si à l’intérieur de la France les choses sont encore simples, une fois qu’il est question de traverser des frontières, elles deviennent plus complexes. Il faut chercher la meilleure assurance pour le voyageur, faire des procédures pour l’obtention du visa, sans oublier les réservations pour le billet d’avion et les chambres d’hôtel.
Pour se faciliter la tâche, certaines entreprises ont recours à des agences de voyages qui prennent tout en charge.
Comment optimiser la gestion des déplacements professionnels au sein d’une entreprise ?
La meilleure solution pour optimiser les déplacements professionnels dans une entreprise est de mettre sur pied une politique de voyages.
Cette politique revêt de nombreux avantages. D’une part, l’entreprise réduit les coûts liés aux déplacements professionnels. D’autre part, elle maîtrise le budget global du voyage d’affaires.
En général, il existe trois moyens d’optimiser la gestion des déplacements professionnels :
- Consolider les achats. C’est un moyen qui peut être utilisé par les entreprises ayant des filiales dans d’autres pays. Au lieu que la maison-mère supporte les frais de déplacement, elle peut faire en sorte que ces frais soient supportés par une filiale. Ce moyen peut permettre de faire des économies de l’ordre de 7 % par an. Les plus grosses économies étant réalisées sur le transport et l’hôtellerie.
- Faire des réservations en ligne. D’après les agences de voyages, faire des réservations en ligne, permet de faire des économies. Elle peut être de l’ordre de 10 % par an sur le budget réservé aux déplacements professionnels.
- Intégrer les offres low cost. C’est un excellent moyen d’alléger la facture. En général, cette offre est valable en France et dans certains pays européens.
Quels outils pour une meilleure gestion déplacements professionnels ?
Dans la plupart des entreprises, les employés s’acquittent eux-mêmes des frais de déplacement et d’hébergement lors des déplacements professionnels. À leur retour, ils fournissent au service de comptabilité des justificatifs pour se faire rembourser leurs notes de frais. Une fois les vérifications faites, le service comptable vire le montant dépensé sur le compte de l’employé.
Dans une entreprise où les déplacements professionnels sont nombreux, le service comptable, s’il ne travaille pas avec les bons outils, peut être vite dépassé.
La meilleure solution est l’utilisation d’un logiciel de note de frais. Ce logiciel permet d’automatiser la gestion, de rationaliser les frais de voyage et de gagner en temps dans la gestion des pièces comptables. Ce logiciel revêt plusieurs autres avantages. L’entreprise évite toute forme de gaspillage.
En effet, certains employés ont la fâcheuse habitude de gonfler les notes de frais. Ce qui fait que l’entreprise dépense énormément dans le remboursement de ces notes de frais. Avec ce type de logiciel, l’entreprise surveille mieux également les dépenses effectuées grâce à des cartes de paiement distribuées aux responsables. Le service comptable a une meilleure traçabilité des transactions.
Enfin, l’entreprise peut, avant tout déplacement professionnel, demander un devis en ligne afin de savoir ce que ce déplacement va lui coûter.
Confier la gestion des déplacements professionnels à une agence : bonne idée ?
La réponse est : oui, assurément !
CTA Business Travel a pour principal avantage d’avoir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L’entreprise cliente a à sa disposition un conseiller qui lui est attribué, pouvant ainsi le contacter à tout moment pour faire une réservation de voyages, une location de voitures, ou annuler une réservation.
L’agence met également à la disposition des entreprises et de leurs clients des outils qui permettent aux voyageurs de mieux gérer leurs déplacements professionnels. Le client n’a pas toujours besoin de se déplacer pour aller à la rencontre des conseillers. CTA Business Travel communique avec sa clientèle à travers un service online.
De plus, avant de faire des propositions, l’agence de voyages tient compte des besoins et des spécificités de l’entreprise qui la sollicite. Pour les habitués, le processus est beaucoup plus simple. Car le responsable de compte dédié maîtrise les besoins de l’entreprise dont il a la charge ainsi que sa politique de voyages.
Le principal objectif étant de trouver la meilleure solution qui respecte la politique voyage de l’entreprise d’une part, d’autre part qui puisse satisfaire les besoins des employés en déplacement.
CTA Business Travel offre plusieurs prestations
pour l’optimisation de la gestion des déplacements d’ordre professionnel, à
savoir l’analyse de l’activité, l’analyse des retours d’incidents (cause,
résolution, responsabilité, impacts et pistes d’amélioration), la présentation
de l’évolution des dépenses avec des pistes d’amélioration, la gestion des
abonnements, le suivi des objectifs définis conjointement entre l’entreprise et
CTA Business Travel.