Sous l’impulsion du numérique, plusieurs habitudes de voyageurs ont changé. Certains ont choisi de prendre en main leur déplacement professionnel et choisissent des méthodes qui ne sont pas forcément traditionnelles. Cela est plus visible pour ce qui est de l’hébergement ou des déplacements. Certains employés peuvent choisir de louer un studio ou un appartement meublé, au lieu de se rendre dans un hôtel. Ils peuvent aussi choisir d’opter pour le covoiturage au lieu de prendre leur voiture personnelle ou de payer un billet de train. CTA Events se charge de la gestion voyages d’affaires de votre entreprise.

Des start-up françaises ont senti le bon filon. Des applications sont mises à la disposition des voyageurs. Sur une même plateforme, plusieurs solutions sont proposées. Cela va de la location d’un appartement, d’organisation d’un repas d’affaires, la location d’une salle de réunion entre autres.

Malgré tous les avantages que semblent apporter ces nombreuses applications et ces nouveaux outils, toute entreprise doit avoir une politique de voyages afin de canaliser les dépenses liées aux voyages d’affaires. Certaines même ont en leur sein un travel manager qui prend en main tout le dispositif lié aux voyages d’affaires.

La politique voyages, indispensable dans la gestion voyages d’affaires

Dans une entreprise, les personnes qui sont le plus souvent appelées à se déplacer sont les cadres et les cadres dirigeants. Leurs déplacements sont dictés par plusieurs obligations comme rencontrer des clients, aller à la recherche de nouveaux partenaires…

Il faut savoir que les déplacements professionnels varient d’une entreprise à une autre. Il y a des sociétés où tous les jours pratiquement, les employés se déplacent. Ce qui bien évidemment engendre des dépenses. Et ces dépenses ont besoin d’être encadrées pour que l’entreprise ne se retrouve pas en difficulté. D’où l’adoption dans plusieurs de ces entreprises d’une politique de voyages.

Les PME en particulier sont perpétuellement en quête de réduction des coûts. Quand on sait que les entreprises les moins modestes ne regardent pas toujours à la dépense lorsqu’il s’agit des déplacements professionnels. Afin d’optimiser cette gestion, les PME ont dûes s’adapter aux nouveaux enjeux en utilisant des outils de gestions de voyages d’affaires. Elles intègrent désormais les nouvelles technologies et restent attentives à toutes les options de transport ou d’hébergement qui se présentent à elles.

Le rôle du travel manager dans la gestion voyages d’affaires en entreprise

Le travel, ou le gestionnaire de voyages d’affaires, doit être bien imprégné de la vie de l’entreprise, de ses besoins et de ses aptitudes. Il doit également maîtriser la politique de voyages de l’entreprise qui l’emploie. Savoir pour quelle personne il faut réserver un hôtel ou un moyen de transport d’une certaine catégorie. En d’autres termes, le travel manager doit être incollable sur tout ce qui a trait aux déplacements professionnels.

Dans les entreprises, ce n’est pas au gestionnaire de voyages d’affaires de suivre à la trace l’application de la politique de voyages. Son rôle se limite à évaluer si cette politique n’est pas respectée. Et d’expliquer pourquoi elle ne peut pas être appliquée. Pour cela, il met à la disposition de son employeur toutes les raisons qui expliquent que la politique de voyages ne soit pas appliquée, et s’il est logique ou non que la politique ne soit pas appliquée.

Le travel manager est également utile à ses collègues. Ces derniers peuvent le consulter pour avoir des conseils sur leurs voyages d’affaires ou sur l’application des règles fixées par l’entreprise. Il peut également au retour de voyages de ses collègues faire une évaluation sur la politique de voyages. Il se sert de ces informations pour demander une révision de la politique de voyages en faisant des propositions pour l’améliorer.

Pourquoi confier la gestion du voyage d’affaires à une agence spécialisée ?

Le travel manager dans une entreprise a plus un rôle de consultation. Ce sont les voyageurs en général qui prennent en main toute l’organisation de leur voyage en se basant sur la politique de voyages de l’entreprise. Cependant, la plupart de ces voyageurs sont encore des novices et ils ont besoin d’être assisté.

CTA Business Travel est une agence de voyages qui s’est spécialisée dans les déplacements professionnels. Pour faire des voyages d’affaires un succès, CTA Business Travel remplit plusieurs conditions :

– Elle connait parfaitement le profil de votre entreprise.

– Elle met à votre disposition un responsable de compte dédié et expérimenté qui vous suit pour apporter les solutions adéquates aux besoins de l’entreprise.

– Elle met à votre disposition des conseillers polyvalents qui sont des agents de voyages avec un dizaine d’années d’expérience.

– Elle analyse vos dépenses en voyages d’affaires, afin d’optimiser les prochains déplacements et de réduire les coûts.

– Elle vous assiste avant, pendant et après tous vos déplacements.

– Elle fait partie du réseau TourCom qui assure à ses agences les meilleurs coûts du marché.