Sur le plan personnel, faire une réservation de voyage permet de gagner du temps. C’est tout à fait la même chose lorsqu’il s’agit d’un déplacement professionnel. Faire une réservation permet au voyageur non seulement de gagner du temps, mais également de programmer son déplacement de manière optimale.
Faire des réservations n’est pas bien compliqué. Avec l’avènement des technologies de l’information et de la communication, avec son smartphone, il suffit de se rendre sur un site internet spécialisé pour faire une réservation de vol, d’hôtel ou une location de voiture.
Cependant, il est conseillé de faire appel à une agence de voyages d’affaires agréée pour faire des réservations, que ce soit pour un voyage d’affaires ou des vacances. En effet, l’agence de voyages dispose d’un carnet d’adresses bien fourni pour vous trouver des bons plans.
Des services de réservation à la disposition du voyageur en déplacement professionnel
Les voyageurs d’affaires deviennent de plus en plus exigeants pour ce qui est des déplacements professionnels. C’est pour cela que de plus en plus de services sont à leur disposition pour leur faciliter la tâche afin de faire une réservation déplacements professionnels.
Parmi ces services, des entreprises spécialisées dans le transport proposent aux voyageurs des applications mobiles qui permettent en un clic de faire une location de voiture, ou pour tout simplement trouver un taxi sans toutefois attendre longtemps sur le bord de la route.
Le secteur de l’hôtellerie, qui est l’un des plus touchés par les réservations, n’est pas en reste. La plupart des hôtels développent ou s’affilient à des centrales de réservation. Ici, les personnes ayant eu à séjourner peuvent donner leur avis sur leur séjour, et les tarifs qu’ils appliquent peuvent être comparés à ceux des autres hôtels. En bref, ils mettent leurs atouts en avant afin de convaincre le voyageur.
Enfin, le travel manager se plie également aux exigences des voyageurs d’affaires. Le travel manager évalue les risques encourus en fonction des types de déplacement et les catégories de voyageurs, tout en trouvant le bon équilibre avec les compagnies aériennes et les formations hôtelières.
Des moyens pour optimiser la réservation déplacements professionnels
Pour ceux qui ne sont pas habitués à faire une réservation déplacements professionnels, cela peut devenir très rapidement le parcours du combattant. Il faut savoir que pour tout déplacement professionnel, la réservation est de mise pour tous les services auxquels les voyageurs d’affaires ont besoin.
Bien souvent, la majorité des voyageurs pensent que dès que les réservations du billet d’avion et de la chambre d’hôtel sont faites, l’essentiel est fait. Ce qui n’est pas le cas, car il faut également penser aux réservations de restaurant pour les repas d’affaires, aux voitures de location pour les déplacements ou encore pour une salle de réunion.
De plus, le voyageur en déplacement d’affaires doit penser à limiter les coûts en trouvant les meilleurs tarifs. Ce qui n’est pas toujours évident pour le voyageur. En effet, pour trouver la meilleure offre, et pour chaque service, il faudra appeler plusieurs prestataires pour poser des questions… Conséquence, on perd beaucoup de temps et d’argent à faire toutes ces vérifications, sans être sûr d’avoir trouvé la bonne offre.
La seule solution dans ce cas est de faire appel à un spécialiste, l’agence déplacements professionnels. En plus de gagner du temps, l’agence peut trouver des prestations à bon prix avec un accompagnement personnalisé.
Des agences de voyages au petit soin des voyageurs d’affaires
CTA Business Travel est l’une de ces agences spécialisées dans la réservation déplacements professionnels et voyages d’affaires. Cette agence offre à sa clientèle un système de réservation simple et efficace grâce à une gamme d’outils en ligne. Ce qui veut dire que pour faire une réservation déplacements professionnels, le voyageur n’a pas besoin de se déplacer. En ayant à sa disposition un responsable de compte dédié, la procédure est plus simplifiée et rapide.
Les deux principaux outils utilisés par CTA Business Travel sont adaptés aux besoins de chaque entreprise en tenant compte du budget prévu par ladite entreprise et des contraintes liées aux voyages d’affaires.
Chez CTA Business Travel, la procédure de réservation se fait en trois étapes :
- Il faut d’abord qu’une demande soit faite. Un employé ou le chargé de voyage d’une entreprise contacte l’agence de voyages. Il a deux moyens à sa disposition. Il peut le faire en ligne, à travers le site internet ou contacter le plateau d’affaires par téléphone, email ou fax.
- Une fois la demande formulée, l’agence étudie les différentes options et fait parvenir un devis qui comprend les offres d’avion, de train, d’hôtels, de location de voiture, et d’autres services comme un accueil VIP ou la location d’un avion privé.
- Une fois que l’entreprise approuve le devis, le chargé de voyage envoie toute la documentation nécessaire pour valider le déplacement. CTA Business Travel envoie un eTicket à l’employé ou au chargé de voyage et une facture au service comptable.