En général, les commerciaux et les managers sont les personnes qui se déplacent le plus dans une entreprise. Mais il peut aussi arriver que pour certains évènements, le voyage d’affaires direction soit l’apogée, et que le board soit appelé à se déplacer. Ce qui arrive quand une entreprise est appelée à rencontrer un gros client ou pour assister à un colloque international.
Cela conduit parfois à un voyage de groupe. Pour être efficace sur le terrain, la direction doit être soudée, et de ce fait chacun doit y contribuer. Quelques règles sont à respecter. Il est important que chaque membre de la direction fasse l’effort de susciter un esprit d’équipe en participant dans la conversation de groupe. Ces conversations ne doivent pas être tournées vers la religion ou la politique. Il est également important de se rendre service mutuellement, de prendre des devants pour les moments de détente en proposant des virées dans des restaurants, des sites touristiques si vous connaissez bien la localité.
Une bonne organisation est également nécessaire surtout si vous allez en groupe. Une concertation est nécessaire avant le déplacement pour partager les informations, établir un programme de travail et se partager les tâches le cas échéant.
Pour faire un voyage d’affaires direction, plusieurs outils sont à disposition. De même, le directeur ou les membres d’une direction ont besoin d’avoir une ou des assistant(s) qui anticipent les besoins et y répondent efficacement.
Les outils à votre disposition pour un voyage d’affaires direction réussi
L’un des outils les plus utilisés dans les entreprises pour la gestion des voyages d’affaires reste la politique de voyages. Cette politique n’est pas standard. Chaque entreprise a la sienne en fonction de sa taille, de ses besoins et surtout de son budget.
Pour gérer les déplacements, les directions s’appuient de plus en plus sur de nouvelles technologies. Que ce soit la direction administrative et financière ou la direction générale d’une entreprise, le principal objectif est de maîtriser les coûts. Les petites entreprises en particulier qui ne disposent pas d’un grand budget ont besoin d’adopter des solutions fiables et efficacies, respectant leur politique voyages qui englobent l’organisation du voyage jusqu’au remboursement des frais, en passant par les différentes réservations et locations.
Parmi les outils mis à la disposition des directions, vous avez les agences de voyages d’affaires, les agences de location de voitures, les sites de réservation des transporteurs qu’ils soient aériens ou ferroviaires ou encore les plates-formes de réservation d’hôtel. L’accès à ces outils est rendu plus facile si l’entreprise dispose dispose de cartes logées ou de cartes d’affaires.
Un autre outil utilisé par les entreprises est le reporting. Ce service fournit des cartes aux directions avec une répartition des dépenses.
Des assistants de direction pour faciliter le voyage d’affaires direction
Un assistant de direction est le collaborateur le plus proche d’un chef d’entreprise ou d’un patron. L’assistant est indispensable car il s’occupe de tout ce qui concerne son patron sur le plan professionnel et parfois même sur un plan personnel. Il s’occupe de prendre des rendez-vous, d’organiser des déjeuners ou des dîners d’affaires, de la gestion de son agenda…
C’est pour cela que certaines directions s’appuient sur ces assistants pour gérer leurs déplacements professionnels. Ces derniers se chargent de faire des réservations en ligne, de noter tous les rendez-vous et même de préparer toute la documentation nécessaire pour les rendez-vous et pour la signature de contrats. Tous ces éléments sont remis à la direction à travers de mémos. Certains assistants ont trouvé une nouvelle parade. Celle de mettre des rappels avec mémo dans le smartphone de leur chef. En effet, c’est un outil de communication que les chefs d’entreprise consultent régulièrement.
Faire appel aux agences de voyages pour organiser les déplacements professionnels de direction
Les agences de voyage sont devenues des spécialistes pour les voyages d’affaires. A CTA Business Travel, les entreprises ont à leur disposition des conseillers qui sont à leur écoute et leur proposent des services adaptées à leur politique de voyage. L’accompagnement ne se limite pas uniquement aux entreprises, mais les voyageurs sont également concernés par ce suivi qui est disponible tous les jours de la semaine et toute la journée.
De même, pour les entreprises plus importantes, CTA Business Travel a un service VIP. Location de limousine ou de voiture avec chauffeur, location de jet privé, accueil et services VIP le tout dans une grande discrétion sont quelques-uns des services proposés.
Un outil qui permet d’assurer le suivi est le reporting. Cet outil donne aux entreprises un accès pour suivre en temps réel toutes les dépenses en leur remettant à leur demande un fichier Excel ou PDF. A travers ces chiffres ou statistiques les entreprises obtiennent une vision globale des coûts engendrés, d’identifier les postes de dépenses, les tendances générales des voyages, les opportunités d’économies. Tous ces éléments permettent d’ajuster la politique de voyages.