Auparavant les agences de voyage business se consacraient exclusivement à gérer l’organisation des voyages. Il s’agissait principalement de s’occuper de la réservation des titres de transport et des hôtels. De nos jours, pour une agence de voyage business, le développement des plateformes internet a radicalement changé la manière d’envisager et de gérer le déplacement d’affaire. En effet, les services d’une agence de voyage business se doivent d’être bien plus complets et de couvrir plusieurs domaines : le conseil, l’attention au voyageur, l’optimisation des coûts mais également la communication interne et les outils technologiques. CTA Business Travel, agence de voyage business, à su gagner en importance en étant au fait de ces nouveaux besoins pour les petits et grands portefeuilles. Cette agence de voyage business est rattachée au réseau leader du tourisme affaires en Europe, le réseau Tourcom.
L’agence de voyage business est avant tout un accompagnant de proximité
L’agence de voyage business doit endosser un rôle de partenaire qui reste attentif à la Politique voyages des sociétés avec lesquelles elle est engagée. Pour des portefeuilles de types PMI PME, ne bénéficiant pas d’un service voyage interne, l’agence de voyage business a un vrai rôle de conseiller de proximité à jouer. Elle est alors capable de conseiller, connaître et d’anticiper les besoins de son client. Pour les entreprises ayant
Une Politique voyage définie en amont pour une optimisation de toutes les étapes du déplacement
Au fait des impératifs de son client, une agence de voyage business propose une prise en charge globale. En fonction du budget, du nombre et de la fréquences des déplacements, l’agence de voyage business négocie et met en place des tarifs compétitifs. Ainsi, elle participe indirectement au succès de ses clients par une libération des contraintes de gestion liées aux déplacements affaires. Une agence de voyage business est un partenaire de confiance, prêt à ajuster ses services en fonction des évolutions de l’entreprise (agrandissement, diminution d’effectifs, ouverture à des marché à l’International…). Pour une agence de voyage business il est essentiel de mettre à disposition des entreprises des outils technologiques innovants et évolutifs. Simples d’utilisation, ils changent la donne des réservations pour les voyageurs. De plus, l’agence business bénéficie d’une assistance à l’écoute 365 jours par an et 24h sur 24h.
Une assistance Offline pour la gestion complète de vos déplacements
Une agence de voyage business est formée de consultants expérimentés. Ce service dit offline est une plateforme de réservation pour tous les déplacements professionnels des entreprises. Chaque compte administré est prit en charge par un responsable de compte dédié qui supervise les agents de voyages. Ces agents de voyages sont au fait de votre fonctionnement et des impératifs requis pour chaque voyageur. Ils vous apporte ainsi des solutions adaptées au profils de chacun des voyageurs. Les Travels managers de CTA Business Travel sont tous des experts du tourisme d’affaires depuis près de dix ans. De par leur expérience ils sont en mesure d’assister à toute heure et tous les jours de l’année vos voyageurs salariés, le tout dans différentes langues. Ils ont à leur disposition des outils ultra performant qui leurs permettent d’agir rapidement en cas d’imprévus (correspondance ratée, vol annulé, perte de voyage, grève…).
L’application mobile Online : rapidité et autonomie pour tous les types de voyageurs
En outre, certains types de voyageurs préfèrent eux une gestion plus autonomes de leurs réservations en transports et hébergements. L’agence de voyage business met alors à leurs dispositions des outils dit online. Ce sont de plateforme web ou applications mobiles toutes deux optimisées et ludiques. C’est une technologie performante tout inclus, mise à disposition des professionnels voyageurs qui sont pressés, habitués des déplacements . Le profil voyageur est prédéfini dès le début par l’agence de voyage business en accord avec à la Politique voyage de l’entreprise. C’est à dire, comme pour le profil en offline, le salarié se connecte avec un identifiant et un mot de passe. Il peut alors avoir un accès en temps réel aux meilleurs tarifs du moment pour le transport et l’hébergement et adapter son voyage immédiatement. Durant ses heures gagnées il peut alors se focaliser sur l’amélioration des relations commerciales et suivre ses dossiers, libéré des contraintes de gestion.
La gestion de vos factures et des formalités administratives associées aux voyages
En ce qui concerne les à côtés liés aux déplacements affaires, il est très rassurant pour une entreprise de savoir que l’agence de voyage business sera capable de gérer les déplacements business dans leur intégralité. En effet, quand on voyage à l’International, l’agence de voyage business va s’occuper des formalités administratives associées à votre déplacement : prise en charge des visas, contact des ambassades, assurance voyage… Certains pays requièrent des formalités importantes et évolutives. L’agence de voyage business va vous libérez sur ces point de toutes les contraintes liés à vos déplacements. En ce qui concerne la facturation elle est dématérialisée. La gestion des notes de frais est également intégrée lors de la mise en place de votre Politique voyages : gestions des différents taux de TVA selon le pays visité et transmissions directe à votre service comptable des notes de frais via une seule facture détaillée.
Les domaines de services d’une agence de voyage business en 4 points
Bénéficiez d’une solution flexible adaptée à vos besoins et réalisez des économies à travers une meilleure gestion de vos déplacements professionnels grâce au choix de la bonne agence de voyage business. Voilà six domaines de services dans lesquels une agence de voyage business doit se démarquer.
1) L’appartenance à un réseau mondial pour négocier les tarifs
Une agence de voyage business qui est dotée d’un réseau mondial est à même d’organiser des voyages d’entreprise de qualité quelque soit la destination visée. CTA Business Travel est affiliée au réseau Tourcom. Ce réseau puissant permet à notre agence de négocier des tarifs sur les transports, l’hébergement, la location de véhicules et la location pour les VIP d’affrètement particulier (hélicoptère, chauffeur privé etc.). Bien évidemment, les tarifs les plus bas du marché sont accordés. Notre agence est sollicitée par les PME et les PMI pour les tarifs et les services très concurrentiels qu’elle obtient. C’est une agence experte présente depuis près de 20 ans dans le tourisme d’affaire.
2) Une attention particulière aux voyageurs
Une agence de voyage business experte fait toute la différence quand il s’agit de gérer les imprévus et les incidents : vols retardés, vols annulés, rapatriement en cas de maladie, d’accident ou situation d’urgence, perte de bagages ou de documents, etc. Un service de géolocalisation des collaborateurs est accessible pour les dirigeants en cas de situation extraordinaire.
3) Une attention particulière à votre communication interne
De par son expérience, une agence peut apporter son aide aux entreprises dans l’élaboration de sa politique de voyages (norme des dépenses, gestion des indemnités de subsistance, etc.) et dans la manière correcte et efficace de la communiquer aux employés.
4) La proposition de services annexes
Selon votre choix d’agence voyage business, certaines sont de réelles spécialistes du tourisme d’affaires. Ce type d’agence voyage business telle que CTA Business Travel sont associées avec d’autres partenaires, leader dans leur domaine. SOP Events, filiale de CTA Business Travel, est spécialiste dans l’organisation globale d’événements entreprises et affaires en France et à l’International. Une multitude de compétences et de possibilités qui s’offrent alors aux entreprises par le biais de leur agence de voyage business. Organisation d’événements (séminaires, conférences, soirées d’entreprises…) mais aussi activités corporate, qui relèvent du loisir et de l’animation : team building, activités incentives, repas d’entreprises…
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