Lorsqu’on évoque le terme agence de voyages, dans l’esprit commun, on pense instantanément aux vacances. Au départ, ces agences s’occupaient essentiellement de cet aspect ludique, loisirs, et hors cadre professionnel. Les agents proposaient à leurs clients des destinations de rêve à des tarifs préférentiels.
De plus en plus, on assiste aujourd’hui à l’éclosion d’un nouveau genre d’agences. Celles en charge des voyages d’affaires, les agences de voyages déplacements professionnels. Il n’est pas toujours aisé pour les entreprises de s’occuper de gérer à la fois les visas, les réservations d’hôtel et de billets d’avion… Faire appel à ces agences leur retire un grand poids sur les épaules, vous proposant pour la plupart un service voyages d’affaires online et offline.
Quels sont domaines de compétences des agences de voyages déplacements professionnels ?
L’agence de voyages est un partenaire de choix pour les entreprises où les employés sont appelés à se déplacer en permanence. Elle travaille en étroite collaboration avec le responsable de voyages de l’entreprise. Plusieurs services sont proposés par les agences de voyages déplacements professionnels.
- La gestion des voyages. C’est l’un des premiers services offerts par les agences. L’agence de voyage prend en charge la réservation des billets d’avion, de train, de chambre d’hôtel, de voitures etc… Ici, l’agence peut facilement obtenir des offres et des réductions pour permettre à son client de faire des économies substantielles.
- Le bien-être du voyageur. Quand on est déplacement d’affaire, plusieurs problèmes imprévus peuvent survenir, comme des accidents ou des cas de maladies. Dans ce cas, grâce à une assurance que l’agence fait contracter à son client, le voyageur est immédiatement pris en charge. Dans certaines agences, le voyageur bénéficie d’une assistance tous les jours de la semaine.
- Un service-conseil. Les agences peuvent fournir plusieurs renseignements utiles au voyageur, dont les us et coutumes d’un pays, le comportement à adopter dans un pays, etc… Le conseil s’applique également à l’entreprise sur l’optimisation et le contrôle des frais, la politique de voyage, etc…
- L’utilisation de la technologie. L’agence peut fournir à l’entreprise des outils et des logiciels qui peuvent les aider à mieux organiser les déplacements professionnels.
- Des loisirs. Certaines agences de voyages offrent aux employés de leurs sociétés clientes des réductions, des offres de voyages, etc… Les employés peuvent s’adresser à cette agence pour organiser les voyages personnels.
Comment choisir une agence de voyages déplacements professionnels pour profiter pleinement de ces moments ?
Une agence de voyages est un partenaire principal pour tous vos déplacements professionnels. Choisissez une agence de voyages qui répond à certains critères :
- La réputation et la crédibilité. Si possible, il faut se renseigner auprès d’autres entreprises clientes de l’agence. Sinon, vous pouvez consulter le classement annuel Buying Business Travel pour trouver l’agence de voyages qui vous convient.
- La disponibilité et le sens de l’initiative. L’agence de voyages doit pouvoir trouver des solutions en cas de difficultés au cours du déplacement ou lors des imprévus.
- Le rayonnement géographique. L’agence de voyages doit pouvoir couvrir plusieurs pays dans le monde.
- Des tarifs et des facilités de paiement. L’entreprise doit examiner les facilités de paiement proposé par le prestataire.
- Les prestations et services annexes. Toutes les petites attentions que vous offre l’agence de voyages ne sont pas à négliger.
Déplacements professionnels, vos voyages d’affaires confiés à une agence spécialisée
CTA Business Travel accompagne les décisionnaires, les chargés de voyages, les assistants ou voyageurs professionnels… lors de leurs déplacements professionnels. L’agence prend en charge plusieurs aspects des voyages d’affaires, dont la billetterie, les réservations de billets d’avion, d’hôtel ou de location de voiture.
Grâce à des responsables de compte dédié, CTA Business Travel suit chaque client individuellement. L’agence permet de maîtriser les coûts en trouvant des solutions adaptées aux besoins et moyens des clients. Pour cela, deux outils sont mis à leur disposition : un outil online où tous les déplacements peuvent être organisés, ainsi qu’un outil offline qui donne la possibilité de communiquer avec les agents via le téléphone.
Un autre atout de CTA Business Travel repose sur la trésorerie. L’entreprise a accès à des solutions de règlement, sans avance de frais et à des tarifs négociés. Par ailleurs, pour réduire et maîtriser les dépenses, l’agence propose à sa clientèle un outil qui permet l’automatisation de gestion des notes de frais. L’agence dispose également d’experts qui analysent les modes de déplacement et mettent à jour les leviers d’économie pour réduire les budgets alloués aux déplacements professionnels. Cette réduction est en moyenne de 30 % environ. Enfin, CTA Business Travel assiste les voyageurs avant, pendant et après le déplacement professionnel. Le voyageur, lorsqu’il est confronté à une difficulté, a à sa disposition le service d’assistance téléphonique disponible à tout moment. Une tâche rendue facile par le fait que le conseiller a un accès au profil du voyageur avec toutes les informations relatives au déplacement. Ce service intervient dans l’annulation d’une réservation, la modification du parcours, la location d’un véhicule, l’émission de titres de transport, la réservation d’un hôtel, et fournit une assistance en cas de maladie, d’accident, de retard ou d’annulation de vols, etc…