À l’heure d’internet, de nombreuses entreprises s’occupent par elles-mêmes l’organisation de leurs déplacements affaires, sans envisager la possibilité de faire appel à un professionnel : une agence de voyage d’affaire. Les comparateurs de voyage en ligne donnent l’impression de méthodes de réservations simples à des prix annoncés attractifs. Cependant, quand il s’agit d’organiser et gérer des voyages de types affaires pour des PME PMI, il est impératif de répondre efficacement à des contraintes et des besoins assez spécifiques qu’une agence de voyage d’affaire connaît bien (flexibilité, économie, réactivité…). Ces modes de recherches internet se révèlent limités et coûtent alors assez cher aux entreprises n’étant pas adaptés en cas d’imprévus : changement de date et horaire, en cas de grève, intempéries, annulations…
Agence de voyage d’affaire : avec ou sans ?
Les entreprises ne disposent pas toutes d’un service dédié à la gestion de déplacement salarié et voyage d’affaires. Le plus souvent, ce sont aux assistant(e)s ou aux voyageurs salariés de jouer ce rôle d’agence de voyage affaire, prendre en charge par eux-mêmes la gestion et les booking relatifs à leurs déplacements d’affaires. De plus, selon votre secteur d’activité et le volume de vos déplacements, la gestion des voyages représente un coût temps/argent important dans le budget d’une structure professionnelle qui n’est pas toujours bien analyser quand on décide de se passer d’une agence de voyage d’affaire. Tous les professionnels qui dans leur activités font voyager leurs collaborateurs, se doivent pour la réussite de leur voyage d’affaire, de prendre en considération différentes étapes.
Définir sa Politique Voyage seul avec l’aide d’une agence de voyage d’affaire
Pour définir sa politique voyage, l’aide d’une agence de voyage d’affaire spécialisée est primordiale. Il faut tout d’abord bien cibler ses besoins en terme de déplacements professionnels : vos déplacements sont-ils réguliers ou ponctuels ? Concernent-ils un ou plusieurs collaborateurs ? Vos déplacement s’étendent-ils à des secteurs géographiques différents (départementaux, régionaux, dans toute la France ou encore à l’International)? Vos collaborateurs doivent être logés en hôtel 3 ou 4 étoiles ? Quel budget à ne pas dépasser ? Les billets sont-ils modifiables ?
Que l’on soit une petite ou moyenne structure, une analyse des déplacements professionnels est essentielle pour être en mesure d’anticiper ses besoins à court, long et moyen termes. On ne pourra remplacer la pertinence d’analyses que propose une agence de voyage d’affaire.
Analyser ses besoins: un gain de temps grâce à une agence voyage d’affaire
Que l’on soit particulier ou professionnel, nous souhaitons tous voyager dans les meilleures conditions et à moindre coût. La recherche du moyen de transport le plus adapté (air, terre, route) et du choix de l’hébergement sont plutôt fastidieux. De fait, quand on décide de faire appelle à une agence de voyage d’affaires, celle-ci peut non seulement vous proposer des prix compétitifs, mais aussi cibler les recherches afin d’obtenir les remises plus intéressantes, basées sur divers critères : fréquence des déplacements, nombre de collaborateurs concernés, types de prestations… Ainsi, si la part de marché octroyée à tel ou tel fournisseur est plus conséquente, les tarifs deviennent de suite plus abordables et forcément très compétitifs.
L’agence voyage d’affaire proposera les meilleurs prix pour vos déplacements
Pour pouvoir exercer le métier d’agence de voyage d’affaires et proposer ce service aux entreprise, l’agence se doit d’avoir un numéro de licence professionnel, émanant du commissariat général au tourisme. Ainsi, elle dispose de fournisseurs privilégiés avec des processus approuvés, permettant ainsi d’avoir un poids réel dans la négociation de ses tarifs auprès des compagnies de transports et hébergements (aériens, réseaux ferrés, locations de voitures, chauffeurs privés, hôtels…). Les agences de voyages affaires licenciées permettent de réaliser de réelles économies grâce à leurs tarifs préférentiels. Chez CTA Business Travel par exemple, nous sommes présent sur le marché du tourisme d’affaires depuis près de vingt ans. Cette expertise combinée à notre rattachement à un célèbre réseau voyage, le réseau TourCom, est donc capable d’assurer auprès de ses clients professionnels les meilleurs prix négociés du marché ainsi qu’un rayonnement international.
Grâce au choix d’une bonne agence de voyage d’affaires, vous pouvez bénéficier d’analyses concrètes sur vos impératifs en termes de voyages affaires et de tarifs bien plus avantageux qu’en tant qu’entreprise indépendante, au vu de l’importance du volume d’affaires réalisé. Ainsi si vous dépensez beaucoup d’argent pour rémunérer des fournisseurs particuliers, une agence de voyage d’affaires elle, peut vous aider à bénéficier de tarifs d’entreprise préférentiels, toute l’année !
L’assistance 24/24h sur 365 jours un service indispensable inclus dans une agence de voyage d’affaire
Le contexte actuel ajoute un élément important à prendre en considération : les imprévus et aléas des transporteurs (grèves, intempéries, risque d’attentat…). De fait les services dit SAV ou d’assistance se doivent d’être à la hauteur des enjeux auxquels sont soumis les entreprises. De nombreux SAV ne fonctionnent pas en dehors des horaires classiques (journée, jours fériés…). Comment faire si l’imprévu se présente hors des heures de bureau traditionnelles ? À l’inconvénient rencontré s’ajoute alors un véritable casses-tête pour modifier votre voyage (numéros surtaxés, services limités…) même chez de grands annonceurs. En ce qui nous concerne, les « Travel managers » salariés de CTA Business Travel traitent eux tous les problèmes rencontrés par vos voyageurs. À toute heure du jour ou de la nuit et 365 jours par an. Un vol annulé ? Plusieurs heures de retard qui entrainent des correspondance ratée ? Que faire dans ces cas-là ? Quand le déplacement effectué est fait auprès de compagnies low cost ou charter, les bureaux d’information ne sont généralement ouverts que de 9 à 17 heures, quand ils ne sont pas délocalisés à l’étranger. Ces horaires ne s’appliquent pas du tout à un voyageur salarié, sur le pont 24 h/24. À moins de faire appel à une agence de voyage d’affaire réactive, connaissant les impératifs d’un service adressé aux professionnels, prête à assurer le voyageur affaire. Ainsi il pourra évitera les files d’attente, sera directement orienté vers un agent de voyage qui le prendra en charge son cas en quelques minutes. Votre collaborateur ainsi rassuré grâce au service d’une agence de voyage d’affaire quoi qu’il arrive, pourra se focaliser à 100% sur son rendez-vous commercial ou sa rencontre client, sans arriver malmené, stressé et fatigué! Notre service s’adresse enfin à tous les types de voyageurs pro, réguliers ou les VIP. En effet une agence de voyage d’affaire permet l’accès préférentiel à des salons lounges dans les aéroports ou un confort 1ère classe est un environnement idéal pour assurer la réussite de votre collaborateur.
Si vous souhaitez plus d’informations concernant nos services pour votre déplacement professionnel, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone au 05 34 391 396 ou encore via notre formulaire de contact. Nos interlocuteurs répondrons toujours à toutes vos questions et avec le sourire.
CTA Business Travel agence de voyage d’affaire de terrain engagée à vos côtés
Solliciter une agence de voyage d’affaire, c’est d’abord faire confiance à des experts qui analyseront vos modes de déplacements et identifieront les leviers d’économie réalisables pour réduire votre budget déplacement entreprise. Chez CTA business Travel, le personnel de l’agence est expérimenté et salarié depuis de nombreuses années. Agence voyage d’affaire à taille humaine, basée dans le Sud-Ouest de la France, nous sommes réactifs à toute heure. Du suivi voyage, à l’assistance SAV, en passant par la gestion de profils voyageurs qui sont mis à jour régulièrement. Nous nous adaptons à votre fonctionnement, prêts à proposer un accompagnement global et sur-mesure. Nous évoluons au rythme de votre entreprise (par exemple : entrée-sortie de collaborateurs en temps réel, des outils de réservations évolutifs aussi bien online que offline…).
Vous avez affaire à des interlocuteurs experts en tourisme d’affaires et bilingues. Ils bénéficient de formations continues afin d’aiguiser davantage leurs compétences dans le domaine du tourisme et du déplacement d’affaires. Il sont efficaces, proactifs et au courant des nouvelles réglementations régissant le secteur voyage. Nos bureaux sont dotés des dernières évolutions en termes d’outils informatiques, garantissant un service fiable, chaleureux et surtout un suivi sérieux de vos collaborateurs voyageurs. Le travail et la qualité du service de l’agence de voyage d’affaire s’améliorent à leur côté, notre agencede voyage d’affaire s’engage dans l’accompagnement des professionnels offrant ainsi :
- Une analyse de votre activité et de vos déplacements.
- Une vue d’ensemble des retours d’incidents (responsabilité, cause, résolution, pistes d’amélioration…).
- Une vue claire de l’ évolution des dépenses voyages telle qu’une agence de voyage d’affaire le réalise (prise en compte paramètres voyageurs)
- Une analyse de la gestion des abonnements de vos collaborateurs (VIP, réguliers, commerciaux…).
- L’optimisation du taux d’anticipation de vos déplacements.
- Une formation sur nos outils online et offline pour vos assistant(e)s et/ou voyageurs.
- Une assistance spécialiste agence de voyage d’affaire, tourisme et événementiel d’affaire (location salle de séminaire…)
Nos objectifs ? Optimiser votre retour sur investissement par une gestion stratégique de nombreuses variables susceptibles de faciliter vos voyages d’affaires, de rationaliser les opérations, de réduire les risques et d’augmenter vos économies. C’est pourquoi une agence de voyage d’affaire est un véritable spécialiste. Lors de vos réservations, que ce soit via le service offline ou l’outil online, vous recevez une proposition immédiate avec la possibilité de confirmer votre réservation. En tant qu’agence de voyage d’affaire nous sommes partenaire de votre entreprise, heureux d’être sollicités par tous types de structures issues de différents secteurs depuis de nombreuses années et nous construisons ensemble votre Politique voyage.
Alliée de vos déplacements : l’agence de voyage d’affaire CTA Business Travel
Pour bénéficier des avantages que procure une agence de voyage d’affaires, il faut un service d’accompagnement global et 100% dédié à votre fonctionnement, que ce soit à l’attention des grands portefeuilles mais surtout auprès des PMI PME aux contraintes budgétaires plus restreintes. Véritable alliée de votre structure, CTA Business Travel procure un service qui est une source de gains en temps et en argent. Tous les secteurs d’activités peuvent s’y retrouver, qu’ils nécessitent des déplacements réguliers ou ponctuels, aussi bien au niveau local qu’International.
Notre façon de travailler s’inscrit depuis deux décennies dans un réel partenariat. Le rôle d’accompagnant signifie beaucoup dans les valeurs que nous véhiculons auprès de clients qui nous accordent leur confiance. Nous nous assurons en tant qu’agence voyage d’affaire :
– De Connaitre parfaitement le profil de votre entreprise est indispensable pour gérer au mieux les déplacements de vos collaborateurs. En fonction de votre activité, de vos besoins et de la fréquence de vos déplacements, différents logiciels et solutions tarifaires vous seront proposés.
– De mettre à votre disposition un responsable de compte dédié et expérimenté afin de suivre au mieux l’évolution de vos déplacements, connaitre vos habitudes et trouver la meilleure solution pour respecter la politique voyages de votre entreprise.
– D’analyser vos dépenses en voyage d affaire dans le but d’optimiser vos prochains déplacements d’affaire et réduire les coûts (compagnies aériennes, destinations, classes tarifaires, cartes d’abonnement, taux d’adoption des outils Online, contrats corporate hôtels, loueurs de véhicules…).
– Vous assister avec un service disponible 24h/24 et 7j/7. L’équipe d’assistance a accès en temps réel à votre dossier : gestion des déplacements en cours, émission de titres de transport, réservation hôtel, location véhicule, annulation réservation, assistance…
– Mettre à votre disposition des interlocuteurs polyvalents qui ont tous plus de 10 années d’expérience professionnelle. Ils gèrent les dossiers dans leurs intégralité, de la réservation jusqu’au service après-vente, mais également la gestion de la facturation.
Des outils d’analyses et statistiques claires sur vos habitudes voyage
Les services CTA Business Travel, agence de voyage d’affaire, vous font bénéficier d’un tarif de voyage toujours avantageux qui aura certainement des effets sur le budget de déplacement. Se charger d’effectuer pour vous tous les dossiers ou encore préparer en amont les formulaires administratifs nécessaires pour votre déplacement lorsqu’il concerne un territoire étranger (demande de visa, contact avec les ambassades, TVA intra communautaires…). Ce sont de véritables atouts pour vous quand vous faites appels à une agence de voyage d’affaire (informations sur les payes, réglementations en vigueur…) Nous proposons également si besoin, des solutions fiables, qui vous aident dans la réalisation de votre projet en cas de souci (conseils, écoute de vos problématiques…). Que ce soit pour l’organisation d’un voyage-conférence ou d’un simple déplacement d’affaires, CTA Business Travel, agence de voyage d’affaire mettra en œuvre toutes ses capacités afin que votre voyage puisse se dérouler sans encombre.
En tant qu’agence de voyage d’affaire disposons de moyens et solutions sur le territoire Français et à l’International pour toutes sortes d’événements professionnel. Nos équipes sommes à même d’organiser vos idées de projet, des animations, la privatisation d’une salle de réunion, un séminaire, une soirée d’entreprise…toujours à des prix très avantageux. Et encore au delà : gérer des réservations (restaurants, billets théâtre ou un moment spa ?). Au niveau des transports d’exceptions (hélicoptères, bus, chauffeurs privés…) pour vos VIP ou fidèles clients.
Confier son déplacement professionnel à CTA Business Travel, agence de voyage d’affaire c’est s’assurer :
- D’un service rapide, de qualité, prêt à répondre à vos besoins, réactifs,
- Être à l’écoute pour comprendre vos impératifs et gérer les éventuelles contraintes ou imprévus,
- Prendre des mesures afin que vos employés voyageurs soient moins exposés au risque (géolocalisation des voyageurs, contact d’ambassades…),
- Mettre à disposition des outils online et offline vous permettant de gérer et modifier toutes vos réservations.
- La garantie de process internes robustes pour vous aider à réagir de manière appropriée au moment opportun/en cas de besoin.
- Faciliter la comptabilité grâce à des outils de facturation simplifié, une gestion dématérialisée des factures et notes de frais, TVA étrangères…
- Enfin permettre la collecte de données, des hôtels ou les itinéraires aériens les plus fréquentés, uniformément afin de pouvoir les analyser et identifier toutes les opportunités d’économies.
CTA Business Travel c’est l’assurance pour votre entreprise d’un excellent service personnalisé et adapté à toutes vos occasions liées aux business affaires. Pour plus d’informations concernant notre agence de voyage d’affaire, que ce soit pour votre déplacement professionnel, un événement tourisme affaire ou toute autre demande, contactez-nous par téléphone au 05 34 391 396 pour interagir avec nos conseillers ou via notre formulaire de contact, vous recevrez une réponse rapide et 100% personnalisée de notre agence de voyage d’affaire.