Être en déplacement professionnel engendre de nombreux coûts dans une entreprise. Dans les entreprises où ce type de déplacement est rare, voire inexistant, payer une chambre d’hôtel et un billet d’avion n’est pas toujours chose aisée. Mais dans les entreprises où les commerciaux et les collaborateurs sont en mouvement permanent, les dépenses peuvent très vite se chiffrer en milliers d’euros. Cependant, entre les salaires des employés à payer, les taxes, et toutes les autres dépenses, les sociétés peuvent très souvent s’avérer asphyxiées par ce poste de dépense. Seule solution, il faut faire des économies sur vos voyages d’affaires. Bonne nouvelle, cela est possible de réaliser ces économies sur les déplacements professionnels. Pour ce faire, quelques outils et astuces sont mis à la disposition des sociétés.
Comment réduire les dépenses pour faire des économies déplacements professionnels ?
Être en voyages d’affaires ou en déplacements professionnels n’est pas synonyme d’être en vacances. Loin de là. Durant les déplacements professionnels, il est surtout question de rentabiliser son séjour, non seulement en apportant des résultats à l’employeur par l’efficacité de l’objectif visé, mais aussi en faisant des économies.
- Il faut avant tout avoir une politique de voyage dans l’entreprise. Le document associé devra regrouper différents détails comme les modalités pour les réservations d’hôtel, de billet d’avion ou de train. Lors de n’importe quel voyage, ce document doit être consulté pour éviter de dépasser les dépenses initialement prévues.
- Les économies peuvent être faites sur les vols. Il est question d’être plus flexible sur les dates de voyage et la compagnie à utiliser pour faire des économies. Il est aussi recommandé, autant que faire se peut, de voyager en classe économique. Une autre option est de recevoir des notifications lors des offres spéciales et des promotions des compagnies aériennes pour en profiter.
- Ces économies peuvent également être faites sur les chambres d’hôtel. Si possible, il est conseillé de faire des réservations à l’avance, en première minute, une fois que la date de voyage a été arrêtée, celle-ci devant intervenir le plus tôt possible. Il est aujourd’hui très courant que pour un même hôtel, différents tarifs soient proposés, que ce soit pour des périodes différentes bien évidemment, mais aussi pour une même période. Dans ce cas précis, c’est ce que l’on appelle le yield management, la fluctuation des prix pour une même offre.
- Un budget réaliste doit être fait. Lors de chaque déplacement, en fonction du lieu et de la durée du voyage d’affaires, fixez un plafond de dépenses à votre collaborateur. Ce dernier saura une fois sur place comment gérer la somme allouée pour chaque jour.
- L’entreprise doit aider les voyageurs à être plus productifs lors des déplacements professionnels. Cela veut dire que tout doit être organisé de telle sorte que l’employé se concentre uniquement sur son travail.
- La meilleure solution serait de confier ces déplacements professionnels à une agence. Il faut savoir que ces agences offrent des solutions personnalisées aux entreprises clientes, en fonction de leur budget, leur objectif, leurs contraintes, etc…
Quels sont les outils à mettre en œuvre pour contrôler les dépenses afin de faire des économies en déplacement professionnel ?
Pour une meilleure gestion des voyages d’affaires, plusieurs outils sont mis à la disposition des entreprises. Ces outils sont constitués en grande partie de logiciels qui sont simples d’utilisation.
Un logiciel de surveillance des prix passe en revue toutes les offres disponibles. Il se charge d’annuler les billets d’avion et effectue une nouvelle réservation si un tarif plus abordable est proposé pour la même destination. Grâce à ce logiciel, les entreprises peuvent économiser en moyenne 140 euros sur un billet d’avion.
Il existe également des plateformes en ligne qui permettent de contrôler les déplacements professionnels, du début à la fin du voyage. L’employé en déplacement peut scanner à chaque instant et en temps réel toutes ses notes de frais qui seront calculées au fur et à mesure. L’entreprise aura ainsi le contrôle sur tous les frais générés lors du déplacement.
Les agences de voyages : des alliés pour faire des déplacements professionnels à moindre coût
Pour maîtriser davantage les dépenses générées lors des déplacements professionnels, certaines entreprises font appel à des agences de voyages. CTA Business Travel accompagne des multinationales, des PME et des TPE dans le suivi de leur politique de voyages et l’optimisation des coûts de déplacement. En collaboration avec ces entreprises, l’agence de voyages identifie les leviers d’économies et permet d’acquérir des résultats substantiels et rapides.
Un grand avantage pour la clientèle de CTA Business Travel, qui enregistre en moyenne des économies allant de 10 à 15 %. En effet, la recherche d’économies est la principale préoccupation de l’agence. Cette dernière informe le client de l’évolution du niveau d’économies à chaque étape de la collaboration.
Sans toutefois faire une liste complète et exhaustive, les principaux leviers d’économies ciblés par CTA Business Travel sont, entre autres, l’accès à une base de données compétitive et régulièrement mise à jour, collectant l’inventaire des moyens de transport et commodités de voyage les plus larges du marché, ainsi que leurs tarifs, la centralisation des données, la rapidité et l’efficacité des équipes, la mise en place de bilans réguliers, etc…